Rechnungen erstellen und verwalten

1. Die Übersichtsseite

Die Rechnungsliste gruppiert Ihre Rechnungen nach Monat und zeigt pro Karte die Nummer, den Titel, den Kunden, das Versanddatum, das Zahlungsziel sowie den Betrag inklusive Mehrwertsteuer. Überfällige Rechnungen sind mit einem Warnhinweis beim Zahlungsziel gekennzeichnet.

Über die drei Ansichts-Reiter oben wechseln Sie zwischen:

• Rechnungen – Ihre regulären Ausgangsrechnungen.
• Vorlagen – wiederverwendbare Rechnungsvorlagen.
• Wiederkehrend – automatisch erzeugte, sich wiederholende Rechnungen.

Mit der Filterleiste durchsuchen und sortieren Sie die Liste. Das Balkendiagramm-Symbol oben rechts öffnet die Einnahmen-Statistik.

2. Neue Rechnung anlegen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rechnung. Das Auswahlmenü bietet drei Optionen:

1. Neue Rechnung erstellt ein leeres Dokument und öffnet den Rechnungseditor.
2. Neue Vorlage legt eine wiederverwendbare Vorlage an.
3. Neue wiederkehrende Rechnung definiert eine automatische Serie.

Nach dem Anlegen landen Sie direkt im Editor der neuen Rechnung.

3. Der Rechnungseditor

Im Editor (Route Rechnungseditor) bearbeiten Sie alle Bestandteile der Rechnung. Der Aufbau gliedert sich in:

• Kopfbereich mit Titel und Aktionsleiste.
• Kunden-Karte: Empfänger auswählen oder ändern.
• Verantwortliche Person: zuständige Person hinterlegen.
• Status-Karte: aktueller Status der Rechnung (z. B. Entwurf, versendet, bezahlt).
• Datums-Karte: Rechnungs-, Versand- und Zahlungsdatum.
• Positionsliste: die einzelnen Leistungs- und Produktzeilen mit Menge, Preis und Mehrwertsteuer.
• Kommentare: interne Notizen, die für Kunden nicht sichtbar sind.

In der Aktionsleiste erstellen Sie über PDF erstellen eine Vorschau, öffnen über das Verlauf-Symbol die Aktivitäten der Rechnung und rufen weitere Aktionen über das Menü auf.

Jede Zeile der Positionsliste hat drei Symbole: Stift zum Bearbeiten, Kopieren zum Duplizieren und Papierkorb zum Löschen. Die Kopie einer Position erscheint mit allen Angaben direkt unter dem Original – bei Positionen in einer Gruppe innerhalb derselben Gruppe.

Skonto

Ist in den Rechnungseinstellungen ein Skonto hinterlegt, erhält jede neue Rechnung diesen Abzug. Im Fuss der Positionsliste, rechts neben Rabatt, schalten Sie das Skonto über den Schalter Skonto für diese Rechnung ein oder aus. Bei eingeschaltetem Skonto erscheinen unter Total inkl. MWST der Abzug mit dem Datum, bis zu dem er gilt, sowie der Betrag Zahlbar mit Skonto.

Zahlungsbedingungen

Unter dem Total druckt das PDF die Zahlungsbedingungen. Standardmässig steht dort der Text aus den Rechnungseinstellungen. Über den Knopf Texte ändern Sie ihn für diese eine Rechnung; lassen Sie den vorgeschlagenen Firmentext stehen, folgt die Rechnung weiterhin den Einstellungen.

4. Versenden und weitere Aktionen

Über die Schnellaktionen (im Editor als eigene Karte und im Aktionsmenü) stehen zur Verfügung:

• Rechnung per E-Mail senden – verschickt die Rechnung direkt an den Kunden.
• Rechnung teilen – erzeugt einen geschützten Link zum Dokument.
• Lieferschein – erstellt den Lieferschein zur Rechnung (siehe unten).
• Duplizieren – erstellt eine Kopie der Rechnung.
• Nummer bearbeiten – passt die Rechnungsnummer an.
• Löschen – entfernt die Rechnung.

Aus der Übersichtsliste heraus können Sie zusätzlich über das Kontextmenü einer Karte eine PDF-Vorschau öffnen und – bei überfälligen Rechnungen – eine Mahnung erstellen.

Das versandte PDF bleibt, wie es war

Sobald eine Rechnung auf Gesendet steht, legt Finito ihr PDF einmal ab – im Dateimanager unter invoices/<Jahr>/<Monat>/, benannt nach der Rechnungsnummer. Jeder spätere Download und auch der geteilte Link liefern genau diese Datei.

Der Grund ist einfach: Wenn Sie Ihr Logo, Ihre Adresse oder das Layout im PDF-Editor ändern, soll das für neue Rechnungen gelten – nicht rückwirkend für die Rechnung, die Ihr Kunde vor einem halben Jahr bezahlt hat. Eine Rechnung, die sich nachträglich verändert, ist auch buchhalterisch heikel.

Ändern Sie die Rechnung selbst – Positionen, Texte, Nummer, Datum –, erzeugt Finito das archivierte PDF automatisch neu. Nur den Status zu ändern (bezahlt, storniert) oder die Rechnung zu teilen ändert nichts am abgelegten Dokument: Es ist dieselbe Rechnung.

Wollen Sie eine ältere Rechnung ausnahmsweise doch mit der heutigen Vorlage sehen, wählen Sie im Aktionsmenü «PDF neu erzeugen». Die bisher abgelegte Fassung wird dabei ersetzt.

Lieferschein

Der Lieferschein ist die Rechnung ohne Beträge: dieselben Positionen mit Menge und Einheit, aber ohne Einzelpreise, Positionstotale, Gruppensummen, Total, Mehrwertsteuer und QR-Einzahlungsschein. Er trägt die Nummer der Rechnung und weist sich als Lieferscheinnummer aus. Kunde, Datum und Objektadresse bleiben stehen; Einleitungs- und Schlusstext der Rechnung entfallen, weil sie sich auf die Zahlung beziehen.

Der Lieferschein öffnet sich in derselben PDF-Vorschau wie die Rechnung und wird als Lieferschein_<Rechnungsnummer>.pdf gespeichert. Für Rechnungsvorlagen steht er nicht zur Verfügung.

5. Status pflegen

Den Status ändern Sie schnell direkt in der Liste: Klicken Sie auf die Status-Pille einer Rechnungskarte und wählen Sie den neuen Status aus dem Menü. So halten Sie den Überblick, welche Rechnungen noch offen, überfällig oder bereits bezahlt sind.

6. Mahnwesen

Eine Mahnung ist in Finito eine Kopie der Rechnung: gleiche Positionen, Nummer <Rechnungsnummer>-M1 (dann -M2, -M3 …), angelegt als Entwurf. Einzeln erstellen Sie sie wie bisher über das Kontextmenü einer überfälligen Rechnung.

Damit niemand das Nachfassen vergisst, kann Finito die überfälligen Rechnungen selbst im Auge behalten. Die Einstellung finden Sie unter Einstellungen → Rechnungen → Mahnwesen:

Dazu stellen Sie ein, wie lange nach dem Fälligkeitsdatum die erste Mahnung fällig wird (0 heisst am Tag danach), wie viele Tage zwischen den Mahnstufen liegen und wie viele Mahnungen eine Rechnung höchstens bekommt. Geprüft wird einmal täglich frühmorgens.