Zahlungslauf erstellen (pain.001)
Unter Buchhaltung → Zahlungen wählen Sie die offenen Lieferantenrechnungen aus, die Sie bezahlen wollen. Finito erzeugt daraus eine pain.001-Datei nach ISO 20022 – das Format, das jede Schweizer Bank im E-Banking unter «Zahlungsdatei einliefern» entgegennimmt. Sie laden die Datei einmal hoch, statt jede Zahlung von Hand zu erfassen.
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1. Voraussetzungen
Damit eine Rechnung in einen Zahlungslauf kann, braucht Finito zwei Dinge:
- Ein Bankkonto mit IBAN in Ihrer Organisation – das Konto, das belastet wird. Sie hinterlegen es unter Einstellungen → Organisation → Bankkonten. Für Zahlungen ins Ausland tragen Sie dort zusätzlich den BIC ein.
- Die Zahlungsverbindung des Lieferanten auf der jeweiligen Ausgabe: IBAN und, bei einer QR-Rechnung, die QR-Referenz. Sie erfassen beides im Ausgaben-Editor im Feld Zahlungsverbindung (siehe Ausgaben erfassen).
Eine QR-IBAN (Stellen 5–9 zwischen 30000 und 31999) darf ausschliesslich mit einer QR-Referenz bezahlt werden. Finito erkennt das an der IBAN und weist Sie darauf hin, bevor die Bank die Datei zurückweisen kann.
2. Rechnungen auswählen
Öffnen Sie Buchhaltung → Zahlungen, Register Neuer Zahlungslauf. Aufgelistet sind alle offenen Ausgaben, die früheste Fälligkeit zuoberst. Alles, was innerhalb der nächsten 30 Tage fällig ist, ist bereits angehakt – Sie korrigieren die Auswahl einfach von Hand.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Begünstigter | Empfänger der Zahlung, darunter der Titel der Ausgabe. |
| Zahlbar bis | Fälligkeitsdatum; überfällige Rechnungen sind rot markiert. |
| Zahlungsverbindung | Zahlungsart, IBAN und Referenz – oder, was noch fehlt. |
| Betrag | Bruttobetrag der Ausgabe, also das, was überwiesen wird. |
Finito kennt drei Zahlungsarten und wählt sie automatisch anhand der IBAN:
| Zahlungsart | Wann |
|---|---|
| QR-Referenz | QR-IBAN mit 27-stelliger QR-Referenz – der Nachfolger des orangen Einzahlungsscheins. |
| IBAN | Normale Schweizer IBAN mit freier Mitteilung oder RF-Referenz. |
| Ausland | SEPA und weltweit. Hier braucht es zusätzlich Adresse und – wenn vorhanden – BIC. |
3. Unvollständige Rechnungen
Fehlt einer Rechnung etwas, lässt sie sich nicht anhaken und Finito nennt den Grund direkt in der Zeile – etwa IBAN fehlt oder QR-Referenz ungültig. Über Ausgabe vervollständigen springen Sie in den Ausgaben-Editor, tragen das Fehlende nach und kehren zurück. Mit Nur zahlbare anzeigen blenden Sie diese Zeilen aus, wenn Sie sie später bearbeiten wollen.
Finito prüft IBAN-Prüfziffer, QR-Referenz und RF-Referenz rechnerisch. Ob die IBAN wirklich dem gewünschten Empfänger gehört, kann keine Software prüfen – kontrollieren Sie das anhand der Rechnung.
4. Datei erzeugen und einliefern
- Wählen Sie oben das Belastungskonto und das Ausführungsdatum. Das ist der Tag, an dem die Bank die Zahlungen auslösen soll; voreingestellt sind zwei Tage.
- Kontrollieren Sie unten Anzahl und Gesamtbetrag der ausgewählten Zahlungen.
- Klicken Sie auf Zahlungslauf erstellen. Die XML-Datei wird sofort heruntergeladen.
- Laden Sie die Datei in Ihrem E-Banking hoch und geben Sie den Auftrag dort frei.
Erst die Freigabe im E-Banking löst die Zahlung aus. Finito erzeugt nur die Datei – es hat keinen Zugriff auf Ihr Bankkonto.
5. Zahlungsläufe verwalten
Im Register Zahlungsläufe finden Sie jeden erzeugten Lauf mit Auftragsnummer, Ausführungsdatum, Belastungskonto und Status. Ein Klick auf die Zeile zeigt die einzelnen Zahlungen.
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Herunterladen | Lädt exakt dieselbe Datei erneut herunter – hilfreich, wenn die Bank nachfragt. |
| Als bezahlt markieren | Schliesst alle offenen Zahlungen des Laufs und setzt die Ausgaben auf «bezahlt». |
| Stornieren | Zieht den Lauf zurück; die Rechnungen sind wieder auswählbar. |
Stornieren Sie einen Lauf nur, solange Sie die Datei nicht im E-Banking freigegeben haben. Sonst zahlen Sie dieselbe Rechnung ein zweites Mal.
6. Automatischer Abgleich mit dem Kontoauszug
Jede Zahlung erhält eine eindeutige Referenz (EndToEndId), die in der Datei mitgeht. Die Bank gibt sie im Kontoauszug zurück. Sobald Sie den Auszug importieren (siehe Kontoauszug importieren), erkennt Finito die Buchung daran, verknüpft sie mit der Ausgabe und setzt diese auf bezahlt. Der Zahlungslauf gilt als abgeschlossen, sobald jede seiner Zahlungen auf dem Auszug erschienen ist.
Das funktioniert am zuverlässigsten mit dem CAMT-Format (camt.053/054). Bei CSV-Auszügen liefern nicht alle Banken die Referenz mit – dann greift der übliche Abgleich über Betrag und Datum.
Häufige Fragen
- Die Bank weist die Datei zurück. Fast immer liegt es an einer falschen IBAN-/Referenz-Kombination oder daran, dass das Belastungskonto nicht Ihnen gehört. Kontrollieren Sie die Angaben und erstellen Sie den Lauf neu; den alten stornieren Sie.
- Kann ich dieselbe Rechnung zweimal auswählen? Nein. Solange eine Ausgabe in einem offenen Zahlungslauf steckt, ist sie als Bereits im Zahlungslauf markiert und gesperrt – auch im Ausgaben-Editor sehen Sie diesen Hinweis.
- Kann ich Zahlungen in mehreren Währungen mischen? Ja. Finito legt pro Zahlungsart und Währung einen eigenen Block in der Datei an, so wie es die Schweizer Implementations-Richtlinien verlangen.
- Wird die Zahlung automatisch verbucht? Nein. Der Zahlungslauf bezahlt und markiert die Ausgabe als bezahlt; die Buchung entsteht wie gewohnt aus dem Kontoauszug-Import.
- Der Menüpunkt «Zahlungen» fehlt. Er erscheint, wenn die Buchhaltung für Ihre Organisation aktiv ist und Sie das Recht Fakturierung haben.