Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen

Rechnungen, die immer wieder gleich aussehen – etwa Mieten, Abos oder Retainer – müssen Sie nicht jeden Monat von Hand duplizieren. Sie hinterlegen einmal eine Vorlage und einen Rhythmus, und Finito erstellt daraus automatisch Rechnungsentwürfe. Diese landen als Entwurf in Ihrer Rechnungsliste – Sie prüfen sie und versenden sie selbst. Es wird nie automatisch etwas verschickt.

Zuletzt aktualisiert:

1. Vorlage vorbereiten

Eine wiederkehrende Rechnung basiert immer auf einer Rechnungsvorlage. Legen Sie diese zuerst an, falls noch nicht vorhanden:

  1. Öffnen Sie Buchhaltung → Rechnungen (Fakturierung) und klicken Sie oben auf «Neue Rechnung».
  2. Wählen Sie im Menü «Neue Vorlage» und erfassen Sie Kundschaft, Positionen und Texte wie bei einer normalen Rechnung.
  3. Vorlagen erhalten keine Rechnungsnummer und erscheinen im Reiter «Vorlagen» – sie verbrauchen keinen Nummernkreis.
Fakturierung in Finito mit den Reitern «Rechnungen», «Vorlagen» und «Wiederkehrend». Das geöffnete Menü «Neue Rechnung» zeigt die Optionen «Neue Rechnung», «Neue Vorlage» und «Wiederkehrende Rechnung».
Über «Neue Rechnung» legen Sie eine Vorlage oder eine wiederkehrende Rechnung an. Die drei Reiter trennen Rechnungen, Vorlagen und Wiederkehrend.
ℹ

Eine Vorlage können Sie für beliebig viele Serien verwenden. Jede erzeugte Rechnung ist eine eigenständige Kopie – spätere Änderungen an der Vorlage wirken sich nur auf zukünftige Entwürfe aus.

2. Serie einrichten

  1. Klicken Sie in der Fakturierung auf «Neue Rechnung» → «Wiederkehrende Rechnung».
  2. Wählen Sie die Vorlage aus, aus der die Entwürfe erstellt werden sollen.
  3. Legen Sie den Titel fest. Mit den Platzhaltern {month}, {year} und {quarter} setzt Finito je Periode automatisch den passenden Wert ein – zum Beispiel wird aus «Miete {month} {year}» die «Miete Juli 2026».
  4. Wählen Sie den Rhythmus: monatlich, quartalsweise oder jährlich.
  5. Setzen Sie ein Startdatum und optional ein Enddatum. Ohne Enddatum läuft die Serie unbegrenzt weiter.
  6. Speichern Sie. Die Serie erscheint im Reiter «Wiederkehrend».
Dialog «Wiederkehrende Rechnung» in Finito: Auswahl der Vorlage, Titel mit Platzhaltern «Miete {month} {year}», Rhythmus «Monatlich», Start- und optionales Enddatum sowie ein Aktiv-Schalter.
Im Dialog «Wiederkehrende Rechnung» wählen Sie Vorlage und Rhythmus und nutzen im Titel die Platzhalter {month}, {year} oder {quarter}.
ℹ

Das Zahlungsziel jeder erzeugten Rechnung wird aus Ihren Rechnungseinstellungen übernommen (Standard: 30 Tage ab Rechnungsdatum).

3. Entwürfe prüfen und versenden

Finito prüft täglich, welche Serien fällig sind, und erstellt pro fällige Periode einen Rechnungsentwurf. Dieser erhält eine echte Rechnungsnummer und erscheint auf dem Reiter «Rechnungen» mit Status Entwurf.

  • Prüfen & anpassen: Öffnen Sie den Entwurf, passen Sie ihn bei Bedarf an und versenden Sie ihn wie jede andere Rechnung.
  • Jetzt erstellen: Über das Aktionsmenü einer Serie können Sie mit «Jetzt erstellen» sofort einen Entwurf erzeugen, ohne auf den nächsten Lauf zu warten.
  • Pausieren: Mit dem Schalter Aktiv/Pausiert stoppen Sie eine Serie vorübergehend, ohne sie zu löschen.
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Es wird nie automatisch eine Rechnung versendet. Erzeugte Rechnungen bleiben als Entwurf liegen, bis Sie sie prüfen und selbst verschicken.

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ℹ

Wie Sie eine fertige Rechnung als geschützten Link statt PDF verschicken, lesen Sie im Artikel Rechnung per Link versenden.

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