Buchungsanweisungen für KI und Agenten

Jeder Betrieb bucht ein wenig anders: Die Rechnungen eines bestimmten Lieferanten gehören immer auf dasselbe Konto, Tankbelege wandern in den Fahrzeugaufwand, bei Restaurantbelegen wird keine Vorsteuer gezogen. Diese Hausregeln hinterlegen Sie als freien Text unter Einstellungen › Buchungsanweisungen (Route /main/organization/booking-instructions). Die KI-Vorschläge und externe Buchhaltungs-Agenten halten sich anschliessend daran.

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1. Ihre Buchungsregeln erfassen

  1. Öffnen Sie Einstellungen › Buchungsanweisungen.
  2. Schreiben Sie Ihre Regeln in das grosse Textfeld – eine Regel pro Satz, in Ihren eigenen Worten. Es gibt keine feste Syntax, die Sie einhalten müssen.
  3. Klicken Sie auf Speichern. Die Regeln gelten ab dem nächsten Beleg, der verarbeitet wird.

Insgesamt stehen 4'000 Zeichen zur Verfügung; unterhalb des Feldes sehen Sie, wie viele davon noch frei sind.

2. Was eine gute Regel ausmacht

Am besten wirken Regeln, die konkret benennen, woran ein Beleg zu erkennen ist und wohin er gehört. Nennen Sie Firmennamen und Kontonummern so, wie sie auf dem Beleg beziehungsweise in Ihrem Kontenplan stehen:

  • «Rechnungen und Belege der Firma ABC AG immer auf Konto 1600 buchen.»
  • «Alle Tankbelege und Treibstoffrechnungen auf Konto 6200 buchen.»
  • «Handyrechnungen von Swisscom: 50 % auf 6510 (Telefon), 50 % als Privatanteil auf 2020.»
  • «Bei Restaurantbelegen ohne MWST-Ausweis keinen Vorsteuerabzug ansetzen.»
ℹ

Die Kontonummern beziehen sich auf Ihren Kontenplan. Welche Konten zur Auswahl stehen, verwalten Sie unter Kontierung: Konten zuordnen.

3. Wer die Anweisungen liest

Derselbe Text wird an zwei Stellen verwendet, damit interne und externe Buchhaltung nicht auseinanderlaufen:

  • KI-Vorschläge für Ausgaben: Beim Auslesen eines Belegs erhält die KI Ihre Regeln zusammen mit dem Kontenplan. Wo eine Regel greift, geht sie der allgemeinen Einschätzung der KI vor. Wie Sie die Vorschläge prüfen, steht im Artikel KI-Vorschläge prüfen.
  • Externe Agenten und Treuhänder: Über die Schnittstelle GET /api/v1/accounting/booking-instructions lässt sich der Text mit einem API-Schlüssel abrufen. Details zur Authentifizierung finden Sie unter API-Schnittstelle.

Die Anweisungen lassen sich nur hier in Finito ändern – über die Schnittstelle können sie ausschliesslich gelesen werden.

4. Was die Anweisungen nicht tun

⚠

Buchungsanweisungen sind eine Hilfe für den Vorschlag, keine automatische Verbuchung. Ein Vorschlag wird weiterhin erst wirksam, wenn eine Person ihn annimmt. Prüfen Sie nach dem Erfassen neuer Regeln die nächsten Belege, um zu sehen, ob die Regel wie gewünscht greift – und formulieren Sie sie gegebenenfalls eindeutiger.

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