Mehrwertsteuer-Abrechnung – Hilfe

1. MwSt-Sätze und -Codes

In der Schweiz gelten aktuell drei gesetzliche Mehrwertsteuersätze. Finito legt für jede Organisation die passenden MWST-Codes an; eigene Codes können Sie zusätzlich anlegen (siehe unten, «Vorsteuer: Ziffer 400 und 405»).

Bezeichnung	Satz	Typische Anwendung
Normalsatz	8,1 %	Die meisten Dienstleistungen und Waren
Reduzierter Satz	2,6 %	Lebensmittel, Medikamente, Bücher, Zeitungen
Sondersatz Beherbergung	3,8 %	Hotelübernachtungen, Beherbergungsleistungen

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Im Rechnungseditor steht ein Schnellwähler für die gängigen Steuersätze bereit. Daneben können Sie den Wert auch frei eingeben, falls für eine einzelne Position ein abweichender Satz gilt. Unter Einstellungen → Allgemein legen Sie den Standard-MwSt.-Wert (%) fest, der beim Erstellen einer neuen Position automatisch vorbelegt wird.

Im MwSt-Bericht werden die Buchungszeilen nach ihrem internen Steuercode (tax_code) gruppiert. Dieser Code wird beim Verbuchen einer Rechnung oder Ausgabe automatisch zugewiesen – Sie müssen ihn nicht manuell pflegen.

2. MwSt bei Rechnungen

Jede Rechnungsposition enthält ein Steuerfeld (MwSt %). Sie können die MwSt entweder einheitlich für die gesamte Rechnung oder – wenn Sie die Option «MwSt pro Artikel festlegen» aktivieren – unterschiedlich pro Position erfassen.

Öffnen Sie eine bestehende Rechnung oder legen Sie eine neue an.
Klicken Sie auf «PDF-Einstellungen» (Bearbeiten-Dialog) und aktivieren Sie bei Bedarf «MwSt pro Artikel festlegen».
Erfassen oder bearbeiten Sie eine Position. Im Feld MwSt (%) wählen Sie den passenden Satz aus dem Schnellwähler oder tippen ihn ein.
Finito berechnet den Mehrwertsteuerbetrag und den Gesamtbetrag inkl. Steuer automatisch und zeigt sie in der Positionsübersicht an.
Sobald die Rechnung versendet oder als bezahlt markiert wird, verbucht Finito die Ausgangssteuer (Umsatzsteuer) auf dem entsprechenden Konto.

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Wenn Ihre Organisation keine MwSt.-Nummer hinterlegt hat, blendet Finito die Steuerfelder in der Rechnung aus. Die MwSt-Funktion aktivieren Sie unter Einstellungen → Allgemein → «Möchten Sie die MwSt. verwenden?».

3. MwSt bei Ausgaben

Auch bei Ausgaben (Eingangsrechnungen) erfassen Sie die MwSt – sie wird als Vorsteuer verbucht und im MwSt-Bericht vom geschuldeten Betrag abgezogen.

Öffnen Sie eine Ausgabe oder legen Sie eine neue an (siehe auch Ausgaben erfassen).
Tragen Sie im Feld Mehrwertsteuersatz den Steuersatz ein, der auf der Lieferantenrechnung steht (z. B. 8,1 %).
Im Feld Gesamt mit Steuer erfassen Sie den Bruttobetrag der Rechnung. Finito berechnet daraus automatisch den Mehrwertsteuerbetrag und den Nettobetrag.
Sobald die Ausgabe als bezahlt oder offen gebucht wird, verbucht Finito die Vorsteuer automatisch im Journal.

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Vorsteuerabzug ist nur für Ausgaben möglich, die in direktem Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit stehen. Privatausgaben berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder.

Vorsteuer: Ziffer 400 und 405

Die ESTV-Abrechnung verlangt die Vorsteuer getrennt: Ziffer 400 für Material- und Dienstleistungsaufwand, Ziffer 405 für Investitionen und übrigen Betriebsaufwand (Fahrzeuge, Informatik, Miete, Versicherungen, Werbung …). Finito führt dafür zwei Gruppen von Vorsteuer-Codes:

Code	Satz	Ziffer	Wofür
VST81 / VST26 / VST38	8,1 / 2,6 / 3,8 %	400	Material, Waren, Fremdleistungen
VST81I / VST26I	8,1 / 2,6 %	405	Investitionen und übriger Betriebsaufwand

Wählen Sie den Code in der Ausgabe oder auf der Buchungszeile. Die MWST-Abrechnung zeigt die Vorsteuer dann getrennt nach Ziffer 400 und 405 und das Total (Ziffer 479).

Eigene Codes: Auf der Seite MWST-Abrechnung öffnet das Symbol «MWST-Codes verwalten» die Liste aller Codes. Dort legen Sie neue Codes an (Code, Name, Satz, Art, Ziffer, Konto), benennen bestehende um, ordnen ihnen eine Ziffer zu oder deaktivieren sie. Ein Code, der schon verbucht ist, behält Code, Satz und Art – damit sich bestehende Buchungen nicht nachträglich ändern. Bezugsteuer-Codes legen Sie nicht selbst an; dafür gibt es BZS81.

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Haben Sie bisher mit einem zweiten Vorsteuerkonto (z. B. 1171) gearbeitet, um Ziffer 405 abzugrenzen: Die Codes VST81I und VST26I buchen in diesem Fall auf 1171. Stellen Sie die betroffenen Buchungen auf den neuen Code um, dann erscheinen sie in der Abrechnung unter Ziffer 405.

4. Bezugsteuer: Dienstleistungen aus dem Ausland

Beziehen Sie Dienstleistungen von einem Anbieter im Ausland – etwa Cloud-Hosting, Software-Abos, Monitoring oder Online-Werbung –, enthält die Rechnung keine Schweizer MwSt. Stattdessen schulden Sie die Bezugsteuer (Art. 45 MWSTG) selbst: 8,1 % auf den bezahlten Betrag, zusätzlich zum Preis. Bei der effektiven Methode ziehen Sie denselben Betrag gleich wieder als Vorsteuer ab, so dass unter dem Strich nichts zu bezahlen ist – in der Abrechnung müssen beide Beträge aber ausgewiesen werden.

Wählen Sie bei der Ausgabe, in der Bankzeile oder unter Buchen den MwSt-Code BZS81 – Bezugsteuer Dienstleistungen Ausland 8.1%.
Erfassen Sie den Betrag, den Sie tatsächlich bezahlt haben (bei Fremdwährung den belasteten Frankenbetrag). Finito rechnet hier keine MwSt heraus: Der ganze Betrag ist Aufwand.
Beim Verbuchen ergänzt Finito zwei Zeilen mit dem Code: die Vorsteuer im Soll auf 1170 und die geschuldete Bezugsteuer im Haben auf 2200. Das Bankkonto und der Aufwand bleiben unverändert.

Beispiel: Software-Abo aus den USA, CHF 249.41	Soll	Haben
6500 Aufwand an 1020 Bank	249.41	249.41
1170 Vorsteuer an 2200 geschuldete MWST (BZS81)	20.20	20.20

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Rechnet Ihre Organisation mit dem Saldosteuersatz ab, ist die Bezugsteuer ebenfalls geschuldet, aber nicht als Vorsteuer abziehbar. Ist Ihre Organisation in Finito so eingerichtet, bucht Finito die Bezugsteuer auf das Aufwandkonto statt auf 1170 (siehe Abschnitt 6, Abrechnungsmethoden).

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Weist die ausländische Rechnung bereits Schweizer MwSt aus (viele grosse Anbieter sind in der Schweiz registriert und nennen eine CHE-Nummer), ist keine Bezugsteuer geschuldet – verwenden Sie dann den normalen Vorsteuer-Code, z. B. VST81.

5. MwSt-Abrechnung abrufen

Finito erstellt die MwSt-Auswertung vollständig automatisch aus den gebuchten Journalzeilen. Sie müssen nichts exportieren oder manuell zusammenrechnen.

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Buchhaltung.
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf «MWST-Abrechnung».
Stellen Sie im Feld Abrechnungsperiode ein, wie oft Sie abrechnen: Quartalsweise (Normalfall bei der effektiven Methode) oder Halbjährlich (Normalfall beim Saldosteuersatz). Diese Einstellung wird für Ihre Organisation gespeichert – Sie wählen sie einmal.
Wählen Sie im Feld Periode die Abrechnungsperiode – «1. Quartal (Jan–Mär)» bis «4. Quartal (Okt–Dez)» bzw. die beiden Halbjahre, oder «Gesamtes Jahr» für den Jahresüberblick. Voreingestellt ist die Periode, in der Sie sich gerade befinden.
Wählen Sie das gewünschte Jahr. Es stehen das laufende und zwei vergangene Jahre zur Verfügung.
Die Tabelle zeigt alle Steuercodes mit Name, Satz und Betrag. Darunter erscheint die Zusammenfassung:

MWST-Abrechnung in Finito mit den Auswahlfeldern Abrechnungsperiodizität, Periode und Jahr, der Tabelle je MWST-Code und der Zusammenfassung mit Umsatzsteuer, Vorsteuer und MWST-Saldo — Die MWST-Abrechnung unter **Buchhaltung → MWST-Abrechnung**: oben Abrechnungsperiodizität, Periode und Jahr, darunter die Steuerbeträge je MWST-Code und die Zusammenfassung bis zum MWST-Saldo. Über das PDF-Symbol rechts oben laden Sie die Abrechnung herunter.

Kalenderperioden, nicht Geschäftsjahr: Die Abrechnungsperioden der ESTV sind Kalenderquartale bzw. Kalenderhalbjahre. Die MWST-Abrechnung rechnet deshalb bewusst kalenderbezogen – auch dann, wenn Ihr Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht (anders als Bilanz, Erfolgsrechnung, Saldobilanz und Kontoblatt, die dem Geschäftsjahr folgen).

Kennzahl	Bedeutung
Umsatzsteuer aus Rechnungen	Ausgangssteuer – die Steuer, die Sie Ihren Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellt haben und an die ESTV abliefern müssen.
Bezugsteuer auf Leistungen aus dem Ausland	Die geschuldete Bezugsteuer auf Dienstleistungen aus dem Ausland (ESTV-Ziffer 383). Erscheint nur, wenn im Zeitraum Bezugsteuer verbucht wurde; in der Tabelle zeigt die Zeile des Codes zusätzlich den als Vorsteuer abgezogenen Teil.
Vorsteuer aus Ausgaben	Steuer, die Sie auf eigene Geschäftsausgaben bezahlt haben und zurückfordern können – einschliesslich der abziehbaren Bezugsteuer.
MWST-Saldo	Differenz: Ausgangssteuer plus Bezugsteuer minus Vorsteuer. Ein positiver Wert bedeutet Zahllast (Sie schulden der ESTV diesen Betrag); ein negativer Wert bedeutet ein Guthaben.

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Der MwSt-Bericht wird aus den gebuchten Journalzeilen mit Steuercode berechnet. Ein Beleg fliesst also erst ein, wenn die zugehörige Buchung den Status «gebucht» trägt – Entwürfe und stornierte Buchungen zählen nicht. Verwenden Sie den Bericht als Grundlage für die Abrechnung in Ihrer Finanzsoftware oder übergeben Sie ihn Ihrer Treuhänderin.

6. Abrechnungsmethoden

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz kennt zwei Abrechnungsmethoden und zwei Berechnungsverfahren. Finito selbst erfasst die Steuerbeträge transaktionsbasiert – welches Verfahren Sie gegenüber der ESTV anwenden, bestimmen Sie in Absprache mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Steuerberater.

Effektive Methode vs. Saldosteuersatzmethode

Methode	Kurzbeschreibung	Relevant für Finito
Effektive Methode	Ausgangssteuer und Vorsteuer werden einzeln pro Beleg erfasst und miteinander verrechnet. Standardverfahren für die meisten KMU.	Die Werte im Finito-MwSt-Bericht entsprechen direkt der effektiven Methode.
Saldosteuersatz (SSHM)	Der Umsatz wird mit einem von der ESTV genehmigten Pauschalsatz multipliziert. Vereinfachtes Verfahren, kein Vorsteuerabzug pro Beleg.	Nutzen Sie die Umsatzzahlen aus der Erfolgsrechnung als Berechnungsgrundlage. Der Finito-MwSt-Bericht dient hier nur als Kontrollwert.

Vereinbarte vs. vereinnahmte Methode

Vereinbarte Steuer (nach Rechnungsstellung): Die MwSt wird in dem Moment geschuldet, in dem Sie die Rechnung ausstellen – unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Dies ist die in Finito standardmässig abgebildete Logik.
Vereinnahmte Steuer (nach Zahlungseingang): Die MwSt wird erst bei tatsächlichem Zahlungseingang geschuldet. Diese Methode ist für Kleinbetriebe bis CHF 5,005 Mio. Jahresumsatz auf Antrag möglich. Passen Sie die Auswertung in diesem Fall entsprechend an (nur bezahlte Rechnungen berücksichtigen).

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Für Fragen zur korrekten Abrechnungsmethode wenden Sie sich an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) oder Ihre Treuhänderin. Der Kontenplan in Finito bildet Ausgangs- und Vorsteuer auf separaten Konten ab – weitere Details finden Sie im Artikel Kontenplan.