Ausgaben erfassen
In Finito halten Sie alle geschäftlichen Ausgaben – von der Miete über Materialkosten bis hin zu Reisespesen – an einem Ort fest. Sie können Belege direkt als Dokument anhängen, jede Ausgabe einem Konto zuordnen und den Zahlungsstatus pflegen. Wiederkehrende Fixkosten lassen sich als Vorlage hinterlegen, damit Sie dieselbe Ausgabe nicht jedes Mal neu eingeben müssen.
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1. Ausgabe erfassen
Navigieren Sie zu Buchhaltung → Ausgaben. Klicken Sie auf «Ausgabe hinzufügen» und wählen Sie im Dropdown-Menü «Einzelne Ausgabe».
- Geben Sie im Feld Name eine aussagekräftige Bezeichnung ein, zum Beispiel «Büromaterial April» oder «Stromrechnung Mai».
- Tragen Sie unter Begünstigter den Lieferanten oder Leistungserbringer ein (z. B. «Swisscom AG»).
- Wählen Sie eine Kategorie (z. B. Miete, Telekommunikation, Materialkosten, Versicherung, Marketing).
- Legen Sie die Zahlungsart fest (z. B. Banküberweisung, Kreditkarte, Barzahlung).
- Optional: Verknüpfen Sie die Ausgabe mit einem Projekt, damit sie in der Projektkalkulation erscheint.
- Erfassen Sie den Gesamtbetrag inkl. MwSt. und wählen Sie den MwSt.-Code des Belegs (z. B. VST81 für den Normalsatz von 8.1 %, VST26 für den reduzierten Satz, MWST00 für steuerbefreite Ausgaben). Der Code bestimmt den Satz; Finito berechnet daraus automatisch den MwSt.-Betrag und den Nettobetrag.
- Setzen Sie das Datum (Rechnungsdatum) und optional das Fälligkeitsdatum.
- Fügen Sie bei Bedarf Notizen hinzu und klicken Sie auf «Speichern».
Ohne MwSt.-Code erscheint die Vorsteuer nicht in der MwSt.-Abrechnung: Die Abrechnung summiert ausschliesslich verbuchte Zeilen mit MwSt.-Code. Ein blosser Prozentsatz genügt dafür nicht. Wählen Sie den Code deshalb bei jedem Beleg mit MwSt.
Ausgabe verbuchen (Kreditorenbuchung)
Damit die Vorsteuer in der MwSt.-Abrechnung landet, muss die Ausgabe verbucht sein. Öffnen Sie dazu die Ausgabe und klicken Sie in der Karte «Buchungen» auf «Ausgabe verbuchen». Finito bucht:
- Soll Aufwandkonto (Ihre Kontierung) – Nettobetrag
- Soll 1170 Vorsteuer – MwSt.-Betrag, mit dem gewählten MwSt.-Code
- Haben 2000 Kreditoren – Bruttobetrag
Dafür braucht die Ausgabe eine Kontierung und – sofern MwSt. anfällt – einen MwSt.-Code. Ist die Ausgabe bezahlt, verbuchen Sie anschliessend die Zahlung (Soll 2000 Kreditoren / Haben 1020 Bank); das Kreditorenkonto geht damit wieder auf null.
Alternativ können Sie einen Beleg direkt einscannen: Klicken Sie auf «Ausgabe hinzufügen» → «Beleg scannen». Finito öffnet die Kamera oder ermöglicht den Upload aus der Galerie. Die erfassten Daten werden als neue Ausgabe angelegt. Sie können dabei auch mehrere Belege auf einmal erfassen – Finito legt pro Beleg eine eigene Ausgabe an (siehe Abschnitt 3).
Zahlungsstatus
Jede Ausgabe trägt einen der folgenden Status. Sie können ihn in der Detailansicht jederzeit anpassen:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Unbezahlt | Rechnung liegt vor, Zahlung steht noch aus. |
| Bezahlt | Zahlung wurde getätigt. Beim Wechsel auf «Bezahlt» wird das Zahlungsdatum automatisch auf heute gesetzt (kann angepasst werden). |
| Storniert | Ausgabe wurde rückgängig gemacht oder ist nicht mehr gültig. |
Ist das Fälligkeitsdatum überschritten und die Ausgabe noch unbezahlt, wird sie in der Statistik unter «Überfällig» ausgewiesen. Passen Sie den Status auf «Bezahlt» an, sobald die Zahlung erfolgt ist, um die Auswertung aktuell zu halten.
2. Beleg per Drag & Drop importieren
Sie müssen den Scan-Dialog nicht öffnen, um einen Beleg zu erfassen: Ziehen Sie eine Bild- oder PDF-Datei einfach von Ihrem Computer direkt auf die Ausgaben-Seite. Sobald Sie eine Datei über das Fenster ziehen, erscheint die Ablagefläche «Zum Importieren hier ablegen». Lassen Sie die Datei los, legt Finito automatisch eine neue Ausgabe an und öffnet sie zur weiteren Bearbeitung – der Beleg ist dabei bereits als Dokument angehängt.
Das funktioniert auch mit mehreren Dateien gleichzeitig: Markieren Sie im Datei-Explorer alle Belege und ziehen Sie sie gemeinsam auf die Seite. Finito erstellt daraus eine Ausgabe pro Beleg und aktualisiert anschliessend die Liste.
- Öffnen Sie Buchhaltung → Ausgaben.
- Ziehen Sie eine Bilddatei (PNG, JPG …) oder ein PDF aus Ihrem Datei-Explorer auf das Browserfenster.
- Lassen Sie die Datei über der Ablagefläche «Zum Importieren hier ablegen» los.
- Finito erstellt die Ausgabe und leitet Sie direkt in die Detailansicht weiter.
Möchten Sie stattdessen die Kamera nutzen oder ein Foto aus der Galerie wählen, klicken Sie auf «Ausgabe hinzufügen» → «Beleg scannen». Auch im Scan-Dialog selbst können Sie Dateien per Drag & Drop ablegen.
Beleg öffnen oder entfernen
Im Abschnitt «Dokumente» der Ausgabe sehen Sie jeden angehängten Beleg als Karte. Ein Klick auf das Datei-Symbol öffnet den Beleg direkt in Finito – PDF, Bild oder Video – mit einem Download-Link in der Vorschau. Der Papierkorb oben rechts auf der Karte entfernt den Beleg; Finito fragt vorher nach.
3. Mehrere Belege auf einmal erfassen
Haben Sie einen ganzen Stapel Quittungen vor sich, müssen Sie diese nicht einzeln erfassen. Im Scan-Dialog sammeln Sie beliebig viele Belege und Finito legt daraus pro Beleg eine eigene Ausgabe an.
- Öffnen Sie den Scan-Dialog über «Ausgabe hinzufügen» → «Beleg scannen» oder über die Schnellaktion «Ausgabe scannen» (das runde Plus-Symbol unten rechts).
- Fotografieren: Tippen Sie auf «Foto aufnehmen» und nehmen Sie einen Beleg nach dem anderen auf. Die Kamera bleibt geöffnet – jedes Foto wird der Auswahl hinzugefügt. Auf dem Smartphone öffnet sich dafür die gewohnte Kamera-App; nach jedem Bild tippen Sie auf «Foto hinzufügen» für den nächsten Beleg.
- Oder hochladen: Über «Datei hinzufügen» wählen Sie mehrere Bilder oder PDFs gleichzeitig aus. Ebenso können Sie mehrere Dateien direkt in den Dialog ziehen.
- Kontrollieren Sie die Auswahl: Jeder Beleg erscheint als Vorschaubild. Mit dem × in der Ecke entfernen Sie einzelne Fehlaufnahmen.
- Klicken Sie auf «X Ausgaben erstellen». Finito lädt die Belege nacheinander hoch und zeigt den Fortschritt an.
Bei einem einzelnen Beleg öffnet Finito die neue Ausgabe direkt zur Bearbeitung. Bei mehreren Belegen landen Sie in der Ausgabenliste, in der alle neuen Ausgaben untereinander stehen – so sehen Sie den ganzen Stapel auf einen Blick. Betrag, Lieferant und Kontierung ergänzen Sie anschliessend pro Ausgabe.
Schlägt der Upload einzelner Belege fehl (z. B. bei instabiler Verbindung), bleiben genau diese Belege im Dialog ausgewählt und werden gemeldet. Klicken Sie einfach erneut auf «Ausgaben erstellen» – die bereits erfassten Belege werden dabei nicht doppelt angelegt.
4. Gescannte Belege von der KI ausfüllen lassen
Ist die KI-Belegverarbeitung für Ihre Organisation eingeschaltet, liest Finito die gescannten Belege aus und schlägt Name, Lieferant, Betrag, MwSt. und Datum vor. Diese Vorschläge finden Sie direkt auf der Ausgaben-Seite im Tab «KI-Vorschläge» – die Zahl am Tab sagt Ihnen, wie viele Belege noch auf Ihre Prüfung warten.
Pro Beleg sehen Sie das Belegbild neben den vorgeschlagenen Werten. Sie können jedes Feld korrigieren und dann übernehmen, überspringen oder verwerfen. Nichts wird an Ihrer Ausgabe verändert, solange Sie nicht übernehmen. Ausführlich beschrieben ist das im Artikel «KI-Vorschläge prüfen».
Der Tab erscheint nur, wenn die KI-Belegverarbeitung freigeschaltet und unter Einstellungen → Ansichten eingeschaltet ist. Dieselbe Liste erreichen Sie auch über Buchhaltung → Workflows → KI-Vorschläge.
5. Beleg anhängen und kontieren
In der Detailansicht einer Ausgabe können Sie Belege hochladen und die Buchung einem Konto im Kontenplan zuweisen.
Beleg hochladen
- Öffnen Sie die Ausgabe durch Klick auf die entsprechende Zeile in der Liste.
- Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf «Dokument hochladen».
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus (PDF, Bild). Die Belege werden der Ausgabe dauerhaft zugeordnet und können jederzeit aufgerufen oder gelöscht werden.
Kontierung (Konto zuweisen)
Mit der Kontozuweisung (Kategorie) ordnen Sie die Ausgabe einem Sachkonto im Kontenplan zu. Das ist die Grundlage für korrekte Buchungssätze in der doppelten Buchhaltung.
- Öffnen Sie die Ausgabe und wählen Sie im Feld Kategorie das passende Ausgabenkonto (z. B. «Mietaufwand», «Telekommunikationsaufwand»).
- Sobald die Ausgabe als Bezahlt markiert wird, erzeugt Finito automatisch einen Buchungssatz (Journaleintrag), der in der Detailansicht unter «Buchungszeilen» sichtbar ist.
- Jede Buchungszeile zeigt: Kontonummer, Kontobezeichnung, Beschreibung, Soll- und Haben-Betrag.
Den Kontenplan und die verfügbaren Kontonummern finden Sie unter Kontenplan. Für Fragen zur MwSt.-Behandlung lesen Sie den Artikel MwSt.-Abrechnung.
6. Zahlungsverbindung für den Zahlungslauf
Im Ausgaben-Editor gibt es rechts die Karte Zahlungsverbindung. Was Sie hier erfassen, braucht Finito, um die Rechnung später in einen Zahlungslauf aufzunehmen und daraus eine pain.001-Datei fürs E-Banking zu erzeugen. Ohne diese Angaben lässt sich die Rechnung nicht auswählen.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| IBAN | Konto des Lieferanten. Finito prüft die Prüfziffer sofort und meldet eine falsch abgetippte IBAN, bevor die Bank die Datei zurückweist. |
| Referenz | Die 27-stellige QR-Referenz der QR-Rechnung oder eine RF-Referenz nach ISO 11649. |
| Mitteilung | Freier Text statt einer Referenz, z. B. «Rechnung 2026-114». Wird nur verwendet, wenn keine Referenz erfasst ist. |
| BIC / Währung | Erscheinen nur bei einer ausländischen IBAN – für Zahlungen ins Ausland verlangt die Bank diese Angaben. |
| Adresse des Empfängers | Für Zahlungen im Inland optional, für Zahlungen ins Ausland Pflicht (Ort und Land genügen als Minimum). |
Erfasst die Ausgabe eine QR-IBAN (Stellen 5–9 zwischen 30000 und 31999), weist Finito unter dem Feld darauf hin: eine solche Zahlung ist ohne QR-Referenz nicht möglich.
Steckt die Ausgabe bereits in einem offenen Zahlungslauf, erscheint auf der Karte der Hinweis Im Zahlungslauf mit Auftragsnummer und Ausführungsdatum. Ändern Sie IBAN oder Betrag dann nicht mehr – die Bank hat die alten Werte bereits erhalten.
7. Ausgaben-Statistik
Klicken Sie in der Ausgaben-Liste oben rechts auf das Balkendiagramm-Symbol, um zur Statistikseite (Ausgaben-Statistik) zu gelangen.
Die Statistik zeigt drei Kennzahlen auf einen Blick:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Unbezahlt | Summe aller offenen Ausgaben (ausstehende Zahlungen). |
| Bezahlt | Summe aller bereits bezahlten Ausgaben im gewählten Zeitraum. |
| Überfällig | Summe aller unbezahlten Ausgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist. |
Das Diagramm lässt sich nach Datum (Monat oder Jahr) oder nach Kategorie aufschlüsseln. Klicken Sie auf eine Kennzahlkarte, um direkt die entsprechenden Ausgaben zu öffnen.
- Ansicht nach Datum: Wählen Sie einen Monat und ein Jahr, um den Ausgabenverlauf im Zeitvergleich zu sehen.
- Ansicht nach Kategorie: Sehen Sie, welche Ausgabenkategorien (Miete, Telekommunikation, Materialkosten …) am meisten anfallen.
8. Wiederkehrende Ausgaben
Für Fixkosten wie Miete, Leasing oder Abonnements bietet Finito Ausgaben-Vorlagen (auch «Wiederkehrende Ausgaben» genannt). Eine Vorlage enthält alle Stammdaten der Ausgabe; aus ihr können Sie für beliebig viele Fälligkeitstermine mit wenigen Klicks einzelne Ausgaben erzeugen.
Vorlage erstellen
- Klicken Sie auf «Ausgabe hinzufügen» → «Ausgaben-Vorlage».
- Füllen Sie Name, Begünstigter, Kategorie, Zahlungsart und Betrag aus – identisch wie bei einer einzelnen Ausgabe.
- Legen Sie unter Tage bis Zahlung die standardmässige Zahlungsfrist fest (z. B. 30 Tage). Dieser Wert wird beim Generieren der Ausgaben als Fälligkeitsdatum verwendet.
- Speichern Sie die Vorlage.
Ausgaben aus Vorlage generieren
- Öffnen Sie die Vorlage über Aktionsmenü → «Details» oder klicken Sie direkt auf die Vorlage in der Liste.
- Wählen Sie im Kalender ein oder mehrere Fälligkeitsdaten aus. Die gewählten Daten erscheinen als Chips unterhalb des Kalenders.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol («Erstellen»). Finito erzeugt für jeden ausgewählten Termin eine eigenständige Ausgabe mit den Stammdaten der Vorlage.
- Die erzeugten Ausgaben erscheinen in der regulären Ausgaben-Liste und können dort individuell bearbeitet und bezahlt werden.
Die Vorlage selbst wird nicht «bezahlt» – sie dient nur als Blaupause. Bezahlt werden immer die aus ihr erzeugten Einzelausgaben. Für Fragen zum manuellen Erfassen von Buchungen ohne Ausgabe lesen Sie den Artikel Manuelles Buchen.
- Vorlage bearbeiten: Änderungen an der Vorlage (z. B. neuer Betrag) wirken sich nur auf zukünftig generierte Ausgaben aus – bereits erstellte Ausgaben bleiben unverändert.
- Vorlage löschen: Das Löschen einer Vorlage entfernt nur die Vorlage selbst. Bereits generierte Ausgaben bleiben in der Ausgaben-Liste erhalten.
- Belege an Vorlage anhängen: Auch Vorlagen unterstützen den Dokumenten-Upload. Diese Belege werden beim Generieren nicht auf die Einzelausgaben übertragen – laden Sie Belege daher direkt bei der jeweiligen Ausgabe hoch.