Fehlende Belege nachreichen
Im Register Fehlende Belege sehen Sie auf einen Blick alle Buchungen aus Ihren importierten Kontoauszügen, denen noch keine Rechnung oder Ausgabe zugeordnet ist. Für jede dieser Buchungen fehlt also noch der Nachweis. Sie können den fehlenden Beleg direkt hier hochladen – Finito erstellt daraus automatisch eine Ausgabe und verknüpft sie mit der Buchung.
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1. Wo Sie das Register finden
Öffnen Sie im Menü Buchhaltung → Workflows und wechseln Sie auf das Register Fehlende Belege. Das Register gehört zur Buchungspipeline und arbeitet mit den Buchungen, die Sie über den Kontoauszug-Import eingelesen haben.
Der Menüpunkt Workflows erscheint erst, wenn unter Einstellungen → Funktionen mindestens ein Bank-Importformat aktiviert ist.
2. Welche Buchungen hier erscheinen
Aufgelistet werden alle Buchungen – über sämtliche Monate hinweg, die jüngste zuoberst –, denen weder eine Rechnung noch eine Ausgabe zugeordnet ist. Ein Zähler oben rechts zeigt, wie viele Buchungen noch ohne Beleg sind.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Buchungsdatum der Transaktion aus dem Kontoauszug. |
| Beschreibung | Text der Buchung, ergänzt um Gegenpartei und Zahlungszweck. |
| Betrag | Geldeingänge (Gutschriften) sind grün, Geldausgänge dunkel dargestellt. |
| Beleg | Die Aktion, mit der Sie den fehlenden Beleg nachreichen. |
Als Ignoriert markierte Buchungen (z. B. interne Umbuchungen) erscheinen hier nicht – für sie ist bewusst kein Beleg nötig.
3. Beleg hochladen (Geldausgänge)
Bei einem Geldausgang (Zahlung an einen Lieferanten o. Ä.) laden Sie die Quittung oder Rechnung direkt hoch:
- Klicken Sie bei der betreffenden Buchung auf Beleg hochladen.
- Wählen Sie die Beleg-Datei aus (Foto oder PDF).
- Finito erstellt daraus automatisch eine Ausgabe mit Betrag, Datum und Begünstigtem der Buchung, hängt den hochgeladenen Beleg als Dokument an und verknüpft die Ausgabe mit der Buchung.
- Die Buchung verschwindet aus der Liste – der Beleg ist nun hinterlegt.
Es werden Bilder (z. B. JPG, PNG, HEIC), PDF-Dateien sowie gängige Office-Dokumente akzeptiert. Die maximale Dateigrösse richtet sich nach der Einstellung Ihrer Organisation.
4. Kommentar erfassen – damit die KI richtig kontiert
Viele Buchungstexte der Bank sagen nichts darüber aus, worum es eigentlich ging: «Debit Written order no. 8830421» ist für die Buchhaltung wertlos. Unter jeder Buchung finden Sie deshalb Kommentar hinzufügen. Schreiben Sie dort in einem Satz, wofür die Zahlung war – zum Beispiel «Anzahlung CNC-Fräse (Offerte 2026-114) – auf ein eigenes Anlagekonto buchen».
Der Kommentar ist mehr als eine Notiz. Finito verwendet ihn an drei Stellen:
- Bei der KI-Erkennung des Belegs. Laden Sie später einen Beleg zu dieser Buchung hoch, erhält die KI Ihren Kommentar als Zusatzinformation – sie sieht dem Papier allein oft nicht an, zu welchem Geschäftsfall es gehört, und wählt mit Ihrem Hinweis das passende Konto.
- Bei den Belegvorschlägen. Die Suche nach passenden Rechnungen und Ausgaben berücksichtigt den Kommentar – so findet Finito den Beleg auch dann, wenn der Bankauszug den Lieferanten ganz anders schreibt.
- In der Suche. Sie finden die Buchung später über Ihre eigenen Worte, nicht nur über den Text der Bank.
Kommentare lassen sich auch dann noch erfassen oder ändern, wenn die Buchung bereits ins Hauptbuch verbucht ist – sie dokumentieren, weshalb die Buchung so kontiert wurde, und ändern an der Buchung selbst nichts. Das Konto legt Finito nicht selbst an: Wünschen Sie wie im Beispiel ein eigenes Konto, erstellen Sie es im Kontenplan und wählen es beim Kontieren aus.
5. Beleg zuordnen (Geldeingänge)
Bei einem Geldeingang (z. B. einer Kundenzahlung) gibt es keinen Beleg zum Hochladen – der Nachweis ist die zugehörige Rechnung, die Sie bereits in Finito erstellt haben. Klicken Sie deshalb auf Zuordnen und verknüpfen Sie die passende offene Rechnung mit der Buchung. Finito schlägt Ihnen Rechnungen vor, deren Betrag und Datum zur Buchung passen.
6. Tipps & häufige Fragen
- Warum sollte ich das Register regelmässig abarbeiten? Für die MWST-Abrechnung und den Jahresabschluss sollte zu jeder Ausgabe ein Beleg vorliegen. So sind Sie bei einer Prüfung jederzeit belegt.
- Die Buchung ist noch nicht verbucht – ist das ein Problem? Nein. Das Register zeigt Buchungen unabhängig davon, ob sie schon ins Hauptbuch verbucht wurden. Es geht ausschliesslich um den fehlenden Beleg.
- Ich habe bereits eine passende Ausgabe erfasst. Öffnen Sie die Buchung im Register Import und verknüpfen Sie die bestehende Ausgabe, statt einen neuen Beleg hochzuladen (siehe Kontoauszug importieren).
- Das Register bleibt leer. Dann ist zu jeder Buchung bereits ein Beleg hinterlegt – es ist gerade nichts zu tun.