Offerten erstellen

1. Offerte erstellen

Neue Offerten erstellen Sie über die Seite Offerten in der Hauptnavigation.

1. Navigieren Sie zu Offerten in der Hauptnavigation.
2. Klicken Sie auf «Neue Offerte». Ein Dropdown-Menü öffnet sich – wählen Sie «Neue Offerte» für eine reguläre Offerte.
3. Im Dialog füllen Sie die Pflichtfelder aus:
   • Name – Bezeichnung der Offerte (z. B. «Renovation Erdgeschoss»)
   • Kunde – wählen Sie einen bestehenden Kunden aus oder erstellen Sie einen neuen direkt über das Plus-Symbol
   • Währung – z. B. CHF, EUR
4. Optional erfassen Sie Ansprechperson, Telefon, Adresse, Postleitzahl, Ort und eine allgemeine Beschreibung.
5. Klicken Sie auf «Speichern». Die Offerte wird angelegt und Sie gelangen direkt in die Detailansicht.

2. Offerten-Vorlagen nutzen

Offerten-Vorlagen eignen sich für Angebote, die Sie regelmässig mit ähnlichem Aufbau versenden – z. B. ein Standardangebot für Wartungsverträge oder Jahresservices.

Vorlage erstellen

1. Klicken Sie auf der Offerten-Übersicht auf «Neue Offerte» und wählen Sie «Offerten-Vorlage».
2. Erfassen Sie Name, optionalen Kunden und Währung – dann speichern.
3. Fügen Sie in der Detailansicht der Vorlage alle gewünschten Positionen hinzu (siehe Abschnitt 3).

Offerte aus Vorlage erzeugen

1. Wechseln Sie auf der Offerten-Übersicht zum Tab «Vorlagen».
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü der gewünschten Vorlage und wählen Sie «Erstellen».
3. Eine neue Offerte mit allen Positionen der Vorlage wird angelegt – Sie können diese anschliessend anpassen.

3. Positionen und Preise

In der Detailansicht einer Offerte finden Sie die Positionsliste. Über das Plus-Symbol oben rechts in der Positionsliste fügen Sie neue Einträge hinzu.

Positionstypen

Position erfassen

1. Klicken Sie auf «+» und wählen Sie «Position».
2. Optional: Verknüpfen Sie die Position mit einem vorhandenen Produkt oder einem Lagerartikel – Titel und Preis werden automatisch übernommen.
3. Bei einem Lagerartikel entscheiden Sie mit «Vom Lager abziehen», ob die Menge im Lager reserviert wird. Der Schalter ist standardmässig aus – etwa wenn das Material direkt auf die Baustelle geliefert wird.
4. Erfassen Sie Titel, Menge (Mindest- und Maximalmenge möglich), Preis (pro Einheit), Masseinheit, Rabatt % und MWST %.
5. Klicken Sie auf «Speichern» – oder drücken Sie in einem Eingabefeld einfach Enter. In der Beschreibung erzeugt Enter weiterhin eine neue Zeile.

Position duplizieren

Brauchen Sie eine ähnliche Position noch einmal, klicken Sie in der Zeile auf das Kopieren-Symbol zwischen Stift und Papierkorb. Die Kopie mit allen Angaben erscheint direkt unter dem Original – bei Positionen in einer Gruppe innerhalb derselben Gruppe. Anschliessend passen Sie die Kopie wie gewohnt über den Stift an.

Skonto

Offerten haben kein Skonto, bis Sie es einschalten. Ist in den Rechnungseinstellungen ein Skonto hinterlegt, erscheint im Fuss der Positionsliste, rechts neben Rabatt, der Schalter Skonto. Beim Einschalten übernimmt die Offerte Prozentsatz und Frist aus den Rechnungseinstellungen. Unter Total inkl. MWST erscheinen dann der Abzug (z. B. Skonto 2 % bei Zahlung innert 10 Tagen) und der Betrag Zahlbar mit Skonto – bei einer Offerte mit Mengen von–bis als Spanne.

Zahlungsbedingungen

Unter dem Total druckt das Offerten-PDF die Zahlungsbedingungen aus den Offerteneinstellungen. Für eine einzelne Offerte ändern Sie den Text über den Knopf Texte; lassen Sie den vorgeschlagenen Firmentext stehen, folgt die Offerte weiterhin den Einstellungen.

4. Positionen aus einer CSV-Datei importieren

Bei langen Leistungsverzeichnissen (LV) müssen Sie die Positionen nicht einzeln erfassen. Finito liest eine CSV-Datei ein und legt daraus Gruppen und Positionen an. Jedes Gewerk wird zu einer Positionsgruppe, jede Zeile darin zu einer Position.

Import starten

1. Öffnen Sie die Offerte und klicken Sie in den Schnell-Aktionen (oder im «⋮»-Menü oben rechts) auf «Positionen importieren (CSV)».
2. Ziehen Sie die CSV-Datei ins Fenster oder wählen Sie sie über einen Klick aus.
3. Prüfen Sie die Spaltenzuordnung und die Vorschau.
4. Klicken Sie auf «Importieren».

Spaltenzuordnung

Die Spalten werden anhand ihrer Überschrift automatisch erkannt. Passt eine Zuordnung nicht, korrigieren Sie sie über die Auswahlfelder – die Vorschau aktualisiert sich sofort.

Zusammenstellung im PDF

Bei vielen Positionen lohnt sich eine Übersichtsseite. Öffnen Sie dazu «Offerte bearbeiten», wechseln Sie auf den Reiter «PDF-Einstellungen» und aktivieren Sie «Zusammenstellung voranstellen».

Das PDF enthält dann vor den Positionen eine A4-Seite mit einer Zeile pro Gruppe, dem jeweiligen Betrag und den Totalen. Die Seite bleibt immer eine einzige Seite – bei sehr vielen Gruppen werden die restlichen zu einer Zeile zusammengefasst.

Offerte ohne Preise

Manchmal soll eine Offerte verschickt werden, ohne die Preise offenzulegen – etwa an die Bauleitung oder einen Subunternehmer. Öffnen Sie dazu «Offerte bearbeiten», wechseln Sie auf den Reiter «PDF-Einstellungen» und aktivieren Sie «Offerte ohne Preise».

Das Dokument bleibt eine Offerte: Offertennummer, Titel, Gruppen, Positionen und Mengen sind unverändert – nur sämtliche Beträge fallen weg, also Einzelpreise, Rabatte, Zwischensummen, Total und MWST. Die frei gewordene Breite kommt der Beschreibung zugute.

Total bei optionalen Positionen ausblenden

Optionale Positionen zählen nicht zum Total. Soll im PDF bei ihnen auch kein Zeilentotal stehen, schalten Sie im PDF-Editor «Total bei optionalen Positionen ausblenden» ein – das gilt dann für alle Offerten. Für eine einzelne Offerte weichen Sie unter «Offerte bearbeiten» → «PDF-Einstellungen» mit demselben Schalter davon ab. Solange Sie ihn dort nicht verändern, folgt die Offerte dem PDF-Editor.

Datenblätter der Artikel anhängen

Zu jedem Lagerartikel lassen sich im Reiter «Datenblätter» die Herstellerunterlagen hinterlegen. Diese Datenblätter können Sie der Offerte mitgeben: Öffnen Sie «Offerte bearbeiten», wechseln Sie auf den Reiter «PDF-Einstellungen» und aktivieren Sie «Datenblätter der Artikel anhängen».

Das PDF enthält dann nach der Offerte (und nach dem Bestellformular) die Datenblätter aller Artikel, die als Position offeriert sind – in der Reihenfolge der Positionen. Ein Artikel kommt einmal vor, auch wenn er mehrfach offeriert wird; Positionen ohne Artikel und Artikel ohne Datenblatt werden übersprungen.

5. NPK-Leistungsverzeichnis importieren

Erhalten Sie eine Ausschreibung nach NPK – etwa als PDF aus Olmero –, übernimmt Finito sie so, wie sie im Dokument steht: mit Kapiteln (z. B. «643 Trockenbauarbeiten»), Hauptabschnitten und Abschnitten als verschachtelten Gruppen, den Haupt- und Unterpositionen als Textzeilen und den NPK-Positionsnummern (z. B. «111.101»).

Import starten

1. Öffnen Sie die Offerte und klicken Sie in den Schnell-Aktionen (oder im «⋮»-Menü oben rechts) auf «NPK-Leistungsverzeichnis importieren».
2. Ziehen Sie das PDF ins Fenster oder wählen Sie es über einen Klick aus. Finito liest beide verbreiteten Drucke: den CRB-Volltext als Tabelle mit Linien und das LV als Liste (ohne Tabelle, mit «Total» nach jedem Abschnitt).
3. Prüfen Sie die Summenprüfung: Finito vergleicht das Total der gelesenen Positionen mit dem Total im PDF. Bei einem LV ohne Preise zeigt der Dialog stattdessen «LV ohne Preise».
4. Passen Sie bei Bedarf Nummern und Titel der Gruppen an.
5. Wählen Sie das PDF-Design der Offerte. Vorgeschlagen ist das Design des hochgeladenen PDFs.
6. Klicken Sie auf «Importieren».

LV ohne Preise

Meist kommt das Leistungsverzeichnis für die Offertanfrage ohne Preise. Auch ein solches PDF lässt sich importieren: Struktur, Texte, Mengen und Einheiten werden übernommen, die Preise stehen auf 0. Tragen Sie die Einheitspreise danach in den Positionen der Offerte ein – die Totale der Abschnitte und Kapitel rechnet Finito automatisch nach.

Nummern und Untergruppen selbst festlegen

Jede Gruppe kann eine eigene Nummer und eine übergeordnete Gruppe haben – auch in Offerten, die Sie von Hand erfassen. Klicken Sie dazu beim Gruppentitel auf den Stift. Über das Plus-Symbol einer Gruppe fügen Sie mit «Untergruppe hinzufügen» direkt eine verschachtelte Gruppe hinzu. Positionen und Textzeilen haben im Bearbeitungsfenster das Feld «Pos.-Nr.». Bleibt eine Nummer leer, nummeriert Finito automatisch.

PDF-Design der Positionen

Eine importierte Offerte wird im PDF so gedruckt, wie Architekten das Leistungsverzeichnis kennen. Zur Wahl stehen zwei NPK-Designs:

In beiden NPK-Designs beginnt jedes Kapitel auf einer neuen Seite, Unterpositionen stehen rechtsbündig als «.101» und Eventualpositionen in Klammern. Das Design betrifft nur die Positionen – Briefkopf, Seitenkopf und Totale der Offerte bleiben wie gewohnt. Beim Import ist das Design des hochgeladenen PDFs vorgeschlagen. Ändern können Sie es jederzeit unter Offerte bearbeiten → PDF-Einstellungen → «PDF-Design der Positionen» – auch für Offerten, die Sie selbst erfasst haben.

6. Versand und Status

Status-Übersicht

Status ändern

Den Status einer Offerte können Sie direkt in der Detailansicht über den Status-Selektor in der Seitenleiste ändern. In der Listenansicht ist der Status ebenfalls direkt in der Tabellenzeile änderbar.

Offerte per E-Mail versenden

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Offerte.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wählen Sie «Offerte per E-Mail versenden».
4. Geben Sie E-Mail-Adresse und Nachricht ein, dann senden Sie ab.
5. Finito setzt den Status automatisch auf «Gesendet» und trägt das Versanddatum ein.

Offerte per Link freigeben – Kunde nimmt an oder lehnt ab

Statt eines PDF-Anhangs lässt sich die Offerte als Link verschicken. Wählen Sie im E-Mail-Dialog «Als Link zur Offerte»: Finito erzeugt eine lange, nicht erratbare Adresse, unter der die Empfängerin die Offerte im Browser liest und herunterlädt – ohne Konto und ohne Anmeldung.

Auf dieser Seite kann die Offerte direkt beantwortet werden: «Offerte annehmen» oder «Offerte ablehnen», bei einer Ablehnung wahlweise mit einer kurzen Begründung. Finito setzt den Status dann auf Angenommen beziehungsweise Abgelehnt, hält fest, dass die Antwort vom Kunden kam, und legt eine Benachrichtigung an – sichtbar unter Meldungen. Eine allfällige Begründung steht in der Meldung.

PDF-Vorschau und Download

1. Öffnen Sie die Detailansicht oder das Aktionsmenü in der Listenansicht.
2. Wählen Sie «PDF-Vorschau».
3. Das PDF wird erzeugt und kann gespeichert oder ausgedruckt werden.

Das versandte PDF bleibt, wie es war

Sobald eine Offerte auf Gesendet steht, legt Finito ihr PDF einmal ab – im Dateimanager unter offers/<Jahr>/<Monat>/, benannt nach der Offertennummer. Jeder spätere Download liefert genau diese Datei.

Der Grund ist einfach: Wenn Sie Ihr Logo, Ihre Adresse oder das Layout im PDF-Editor ändern, soll das für neue Offerten gelten – nicht rückwirkend für die Offerte, die Ihre Kundin vor einem halben Jahr erhalten hat. Würde Finito das PDF jedes Mal neu rechnen, sähe diese Offerte heute anders aus als das Dokument, über das gesprochen wurde.

Ändern Sie die Offerte selbst – Positionen, Texte, Nummer, Datum –, erzeugt Finito das archivierte PDF automatisch neu: Die Ablage soll zeigen, was heute in der Offerte steht. Unter dem Versanddatum sehen Sie, von wann die abgelegte Fassung ist.

Wollen Sie eine ältere Offerte ausnahmsweise doch mit der heutigen Vorlage sehen, wählen Sie im Aktionsmenü «PDF neu erzeugen». Die bisher abgelegte Fassung wird dabei ersetzt.

7. Aus Offerte ein Projekt oder eine Rechnung erzeugen

Sobald eine Offerte angenommen wurde, können Sie sie direkt in ein Projekt oder eine Rechnung umwandeln. Bei der Rechnung werden alle Positionen übernommen; beim Projekt entscheiden Sie selbst, ob daraus Aufgaben entstehen sollen.

In Projekt umwandeln

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Offerte.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts.
3. Wählen Sie «In Projekt umwandeln».
4. Im Dialog ist «Positionen als Aufgaben übernehmen» angehakt. Entfernen Sie den Haken, wenn das Projekt ohne Aufgaben starten soll – etwa weil Sie die Arbeiten anders gliedern möchten.
5. Ein neues Projekt wird angelegt und mit den Offerten-Daten vorausgefüllt.

In Rechnung umwandeln

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Offerte.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts.
3. Wählen Sie «In Rechnung umwandeln».
4. Eine neue Rechnung mit allen Positionen wird erstellt.

• Offertennummer anpassen: Über das Menü → «Nummer bearbeiten» können Sie die automatisch vergebene Offertennummer manuell korrigieren oder ein eigenes Nummerierungsmuster festlegen.
• AGB anhängen: In den Organisationseinstellungen unter Offerten-Einstellungen können Sie ein AGB-Dokument hochladen, das automatisch jeder Offerte als PDF-Anhang beigefügt wird.
• Bestellformular anhängen: Optional kann ein Bestellformular an das Offerten-PDF angehängt werden – aktivierbar pro Offerte oder global in den Einstellungen.
• Kunden verwalten: Eine Übersicht aller Kunden finden Sie unter Kunden verwalten.

8. Offerten finden – filtern und suchen

Die Offertenliste hat oben eine Leiste, die beides kann: nach einem bestimmten Feld filtern und frei nach Text suchen. Beides lässt sich kombinieren, und jede gesetzte Bedingung erscheint als eigener Chip, den Sie einzeln wieder entfernen können.

Nach einem Feld filtern

1. Klicken Sie in die Filterleiste – es öffnet sich eine Liste der verfügbaren Filter.
2. Wählen Sie Status, Kunde oder Erstellt am. Tippen Sie den Filternamen an, wird die Liste darauf eingegrenzt.
3. Wählen Sie den gewünschten Wert – die Liste wird sofort eingeschränkt.

Frei nach Text suchen

Tippen Sie einfach den gesuchten Begriff in die Leiste und bestätigen Sie mit Enter – oder klicken Sie auf «Nach diesem Text suchen». Gesucht wird in der Offertennummer, im Titel der Offerte und im Kundennamen. Ein Teilwort genügt: «Forchstrasse» findet jede Offerte, die diese Strasse im Titel trägt.

• Suche bleibt erhalten: Der Suchbegriff steht in der Adresse der Seite. Sie können den Link also als Lesezeichen speichern oder weitergeben – die Liste öffnet sich mit derselben Einschränkung.
• Schnell korrigieren: Mit Backspace in der leeren Leiste entfernen Sie den zuletzt gesetzten Chip, mit Escape verwerfen Sie den angefangenen Text.
• Suchen wiederverwenden: Über das Uhr-Symbol links erreichen Sie Ihre letzten Suchen, über das Lesezeichen-Symbol rechts speichern Sie die aktuelle Kombination unter einem eigenen Namen.