Anfragen und Leads
Finito verbindet eingehende Anfragen von Ihrer Website oder Partnerplattformen direkt mit Ihrem Betrieb – ohne manuelle Weitergabe per Telefon oder E-Mail. Mit dem Lead-Modul führen Sie Verkaufschancen strukturiert durch eine Pipeline, bewerten den Geschäftswert und verfolgen jeden Kontakt bis zum Abschluss. So entsteht aus einer eingehenden Anfrage mit wenigen Klicks eine qualifizierte Offerte.
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1. Anfragen bearbeiten
Das Anfragen-Modul (Anfragen in der Hauptnavigation) zeigt alle eingehenden Kontaktanfragen aus angebundenen Quellen – zum Beispiel ein Kontaktformular auf Ihrer Website oder ein Partnersystem. Jede Anfrage enthält den Namen des Absenders, die Herkunftsquelle sowie alle übermittelten Formularfelder.
Eine dieser Quellen ist das Kundenportal: Ihre Kundschaft meldet sich von Ihrer Website aus an und stellt die Anfrage selbst. Solche Anfragen landen in derselben Liste – und Ihre Antwort im Bereich Nachrichten an den Kunden liest sie im Portal.
Anfrage öffnen und Status setzen
- Öffnen Sie Anfragen in der Hauptnavigation.
- Klicken Sie auf eine Anfrage in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen.
- Lesen Sie die übermittelten Daten (Name, Quelle, Formularfelder) und beurteilen Sie die Anfrage.
- Wählen Sie rechts oben den gewünschten Anfragestatus aus dem Dropdown-Menü – zum Beispiel «In Bearbeitung», «Erledigt» oder ein selbst definierter Status.
- Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu, um interne Notizen zur Anfrage festzuhalten.
Die verfügbaren Anfragestatus können Sie unter Einstellungen → Anfrage Einstellungen frei definieren, umbenennen, farblich kennzeichnen und in der Reihenfolge anpassen. So lässt sich der Arbeitsablauf Ihres Teams exakt abbilden.
Dokumente und Anhänge
In der Detailansicht einer Anfrage können Sie Dokumente hochladen und verwalten – etwa eingescannte Unterlagen, Fotos oder Leistungsbeschreibungen, die zur Anfrage gehören.
Finito verbindet Ihr System auf Wunsch mit Ihrer Website oder bestehenden Partnersystemen, damit Anfragen automatisch eintreffen. Kontaktieren Sie uns für eine Anbindung – die Einrichtung erfolgt durch das Finito-Team.
2. Leads anlegen und qualifizieren
Ein Lead in Finito repräsentiert eine konkrete Verkaufschance. Sie legen Leads manuell an oder überführen eine Anfrage direkt in einen Lead. Pro Lead erfassen Sie alle relevanten Informationen, um den Fortschritt zu steuern und den Geschäftswert im Blick zu behalten.
Neuen Lead erstellen
- Navigieren Sie zu Leads in der Hauptnavigation. Die Ansicht öffnet sich auf dem Tab Leads in Bearbeitung.
- Klicken Sie innerhalb einer Spalte (Bucket) auf «Lead hinzufügen».
- Im Dialog «Lead erstellen» füllen Sie folgende Felder aus:
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Titel | Name des Leads, z. B. «Solaranlage Muster AG» | Ja |
| Mitarbeiter | Zuständige Person aus Ihrem Team | Ja |
| Kunde | Verknüpfung mit einem bestehenden Kunden im System | Nein |
| Geschäftswert | Geschätzter Auftragswert in der Organisationswährung | Nein |
| Wahrscheinlichkeit | Abschlusswahrscheinlichkeit in Prozent (0–100) | Nein |
| In Verkaufstabelle anzeigen | Steuert, ob der Lead in der Gesamt-Verkaufsübersicht erscheint | Nein |
- Klicken Sie auf «Speichern». Der Lead erscheint in der Kanban-Spalte.
Leads, die keiner Spalte zugeordnet sind, sammeln sich in der ersten, namenlosen Spalte des Boards. Von dort verschieben Sie sie per Drag & Drop in die passende Verkaufsphase.
Was eine Lead-Karte anzeigt
Jeder Lead wird im Board als kompakte Karte dargestellt. Auf einen Blick sehen Sie:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Avatar | Zugewiesene Mitarbeiterin oder Mitarbeiter (Verantwortliche Person) |
| Titel | Name des Leads bzw. der Verkaufschance |
| Geschäftswert | Geschätzter Auftragswert in der Organisationswährung |
| Wahrscheinlichkeit | Abschlusswahrscheinlichkeit in Prozent – hilft, aussichtsreiche von unsicheren Chancen zu unterscheiden. |
In der Spaltenüberschrift jeder Spalte steht die Summe der Geschäftswerte aller enthaltenen Leads. So erkennen Sie sofort, wie viel Auftragsvolumen sich in jeder Verkaufsphase befindet.
Lead bearbeiten
Klicken Sie in der Pipeline-Ansicht auf das Drei-Punkte-Menü eines Leads und wählen Sie «Bearbeiten». Im Bearbeitungsdialog können Sie alle Felder anpassen sowie Kommentare erfassen. Der aktuelle Status wird farblich hervorgehoben angezeigt; über die Schaltflächen unterhalb des Formulars wechseln Sie den Status direkt.
- Zuständigkeit ändern: Weisen Sie den Lead einem anderen Mitarbeiter zu, um die Verantwortung klar zu regeln.
- Geschäftswert aktualisieren: Halten Sie den Wert aktuell – er fliesst in die Totalsumme je Bucket ein, die oben in der Spalte angezeigt wird.
- Kommentare nutzen: Interne Notizen, Gesprächsnotizen oder nächste Schritte lassen sich direkt beim Lead festhalten.
3. Pipeline: aktiv, gewonnen, verloren
Die Leads-Übersicht ist in drei Tabs unterteilt, die den gesamten Verkaufszyklus abbilden:
| Tab | Inhalt | Typische Aktion |
|---|---|---|
| Leads in Bearbeitung | Kanban-Board mit frei definierbaren Spalten (Buckets). Leads lassen sich per Drag & Drop zwischen den Spalten verschieben. | Lead voranbringen, Spalten sortieren |
| Gewonnene Leads | Tabellenansicht aller abgeschlossenen Leads mit positivem Ausgang. Zeigt Datum der Statusänderung, Titel und Geschäftswert; pro Gruppe werden Anzahl und Total des Geschäftswerts ausgewiesen. | Auftrag weiterverarbeiten, Offerte erstellen |
| Verlorene Leads | Tabellenansicht aller Leads, bei denen kein Auftrag zustande kam – ebenfalls mit Anzahl und Total je Gruppe. | Analyse, Reaktivierung zu einem späteren Zeitpunkt |
In den Tabs Gewonnene Leads und Verlorene Leads legen Sie über die Schaltfläche oben rechts («Gewonnenen Lead hinzufügen» bzw. «Verlorenen Lead hinzufügen») einen Lead direkt mit dem entsprechenden Endstatus an – praktisch, um bereits abgeschlossene Geschäfte nachzuerfassen. Ein Klick auf eine Tabellenzeile öffnet den Lead zur Bearbeitung.
Spalten (Buckets) verwalten
Im Tab Leads in Bearbeitung können Sie eigene Spalten anlegen, um Ihre Verkaufsphasen abzubilden – zum Beispiel «Erstkontakt», «Angebot gesendet» oder «Verhandlung». Klicken Sie dazu auf «Bucket hinzufügen» oben rechts.
- Klicken Sie auf «Bucket hinzufügen» (erscheint nur im Tab «Leads in Bearbeitung»).
- Vergeben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung sowie eine Farbe.
- Klicken Sie auf «Speichern». Die neue Spalte erscheint im Board.
- Bestehende Spalten lassen sich per Drag & Drop in der Reihenfolge verschieben. Über das Drei-Punkte-Menü einer Spalte können Sie diese bearbeiten oder löschen.
Mehrere Pipelines (Boards)
Wenn Sie mehrere Vertriebswege getrennt führen möchten – etwa «Direktvertrieb», «Partner» und «Ausschreibungen» – legen Sie dafür je ein eigenes Board an. Jedes Board ist eine eigene Pipeline mit eigenen Spalten. Am unteren Rand des Tabs Leads in Bearbeitung finden Sie für jede Pipeline einen Reiter.
- Klicken Sie unten in der Leiste auf «+», vergeben Sie einen Namen und speichern Sie. Die neue Pipeline startet leer.
- Legen Sie darin über «Bucket hinzufügen» die Verkaufsphasen an, die zu diesem Vertriebsweg passen.
- Ein Klick auf einen Reiter wechselt die Pipeline. Die gewählte Pipeline steht in der Adresszeile, der Link lässt sich also direkt teilen.
- Über das Drei-Punkte-Menü eines Reiters benennen Sie eine Pipeline um oder löschen sie. Die letzte verbleibende Pipeline lässt sich nicht löschen.
Die Tabs Gewonnen, Verloren und Aufgaben zeigen weiterhin alle Leads über sämtliche Pipelines hinweg. Leads ohne Spalte erscheinen in jeder Pipeline in der ersten, namenlosen Spalte.
Lead-Status wechseln
- Öffnen Sie den Lead über das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie «Bearbeiten».
- Im Dialog werden unter «Ändern zu:» alle anderen Status angezeigt (In Bearbeitung / Gewonnen / Verloren).
- Klicken Sie auf den gewünschten Status. Der Lead wechselt sofort in den entsprechenden Tab.
Das Löschen eines Leads ist endgültig. Verwenden Sie den Status «Verloren», wenn Sie einen Lead nur archivieren und nicht dauerhaft entfernen möchten.
4. Aus Lead zur Offerte
Sobald ein Lead gewonnen ist oder reif für ein Angebot, wechseln Sie in das Offerten-Modul, um die Offerte zu erstellen und dem Kunden zuzustellen.
- Setzen Sie den Lead auf «Gewonnen» (oder belassen Sie ihn in Bearbeitung, wenn die Offerte bereits als Teil der Verhandlung erstellt wird).
- Navigieren Sie zu Offerten in der Hauptnavigation.
- Klicken Sie auf «Neue Offerte» und wählen Sie den Kunden aus, den Sie beim Lead hinterlegt haben. So sind alle Kontaktdaten bereits vorausgefüllt.
- Erfassen Sie die gewünschten Positionen, Preise und Konditionen. Detaillierte Schritte finden Sie im Artikel Offerten erstellen.
- Versenden Sie die Offerte direkt aus Finito per E-Mail oder teilen Sie den Link mit dem Kunden.
Tipp: Hinterlegen Sie den Kunden bereits beim Erstellen des Leads. So ist beim späteren Wechsel ins Offerten-Modul der Kundenbezug sofort klar und Sie vermeiden Doppelerfassungen. Noch nicht im System erfasste Kunden können direkt im Kunden-Modul angelegt werden.
Häufige Fragen
- Kann ich einen Lead reaktivieren? Ja – öffnen Sie den Lead im Tab «Verlorene Leads» oder «Gewonnene Leads» über das Drei-Punkte-Menü («Bearbeiten») und setzen Sie den Status auf «In Bearbeitung» zurück.
- Mehrere Mitarbeiter für einen Lead? Aktuell wird genau ein Mitarbeiter als Verantwortlicher hinterlegt. Nutzen Sie Kommentare, um weitere Personen zu informieren.
- Wo sehe ich den Gesamtwert aller aktiven Leads? Die Summe des Geschäftswerts wird pro Bucket oben in der Spaltenüberschrift angezeigt.
- Anfragen automatisch eingehend empfangen? Das setzt eine Anbindung durch das Finito-Team voraus. Kontaktieren Sie uns unter den Angaben in den Anfrageeinstellungen.