Offertenvorlagen verwenden
Wenn Sie immer wieder ähnliche Offerten schreiben, sparen Sie mit Vorlagen viel Zeit. Eine Offertenvorlage enthält bereits Ihre Positionen, Texte und Preise. Aus einer Vorlage erstellen Sie mit einem Klick eine echte Offerte für einen konkreten Kunden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Vorlagen anlegen, wiederfinden und weiterverwenden.
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1. Wo Sie Ihre Vorlagen finden
Ihre Offertenvorlagen sind Teil des Offerten-Bereichs. Öffnen Sie in der Seitenleiste unter «Kunden & Vertrieb» die Offerten und wechseln Sie oben zum Reiter «Vorlagen». Sie sehen dort alle gespeicherten Vorlagen als Karten, gruppiert nach Zeitraum. Jede Karte zeigt die Vorlagennummer, den Namen, den zugeordneten Kunden, das Erstelldatum sowie den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer. Bei Vorlagen mit variablen Preisen wird eine Preisspanne von – bis angezeigt.
2. Eine neue Vorlage anlegen
Eine Vorlage legen Sie direkt im Offerten-Bereich an. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Offerten-Übersicht.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche «Neue Offerte».
- Wählen Sie im aufklappenden Menü den Eintrag «Offertenvorlage».
- Erfassen Sie im Editor Positionen, Texte, Mengen und Preise wie bei einer normalen Offerte.
- Speichern Sie die Vorlage. Sie erscheint anschliessend im Reiter «Vorlagen».
Eine Vorlage funktioniert also wie eine vorbereitete Offerte, die Sie beliebig oft wiederverwenden, ohne sie jedes Mal neu aufzubauen.
3. Aus einer Vorlage eine Offerte erstellen
Um aus einer Vorlage eine echte Offerte für einen Kunden zu erzeugen, öffnen Sie auf der gewünschten Vorlagenkarte über das Menü (Symbol mit den drei Punkten) den Eintrag «Erstellen». Finito erzeugt daraus eine neue, eigenständige Offerte und öffnet sie direkt im Editor. Dort passen Sie Kunde, Mengen und Preise für den konkreten Fall an. Die ursprüngliche Vorlage bleibt dabei unverändert erhalten und kann weiter verwendet werden.
Die aus einer Vorlage erstellte Offerte ist eine vollwertige Offerte und keine Vorlage mehr. Änderungen an dieser Offerte wirken sich daher nicht auf die Vorlage aus.
4. Vorlagen bearbeiten und löschen
Über dasselbe Menü auf der Vorlagenkarte stehen Ihnen weitere Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Details | Öffnet die Vorlage zur vollständigen Ansicht ihrer Positionen und Angaben. |
| Bearbeiten | Öffnet den Editor, um Name, Positionen, Texte und Preise der Vorlage anzupassen. |
| Erstellen | Erzeugt aus der Vorlage eine neue Offerte. |
| Löschen | Entfernt die Vorlage nach einer Sicherheitsabfrage dauerhaft. |
5. Vorlagen suchen und sortieren
Über die Filterleiste am oberen Rand der Vorlagenliste finden Sie auch bei vielen Einträgen schnell die passende Vorlage. Sie können nach einem Begriff suchen, nach Kunde oder Datum filtern und die Liste nach Datum oder Kunde sortieren. So behalten Sie auch bei einem grossen Vorlagenbestand den Überblick.
- Vergeben Sie sprechende Namen, damit Vorlagen später leicht zu erkennen sind.
- Legen Sie für häufige Leistungspakete je eine eigene Vorlage an.
- Prüfen Sie Preise in Vorlagen regelmässig, damit erstellte Offerten aktuell bleiben.