Kundenportal
Mit dem Kundenportal bekommen Ihre Kundinnen und Kunden einen eigenen Zugang zu ihren Anfragen bei Ihnen: Sie hinterlegen einen Login-Button auf Ihrer Website, Ihre Kundschaft meldet sich mit der E-Mail-Adresse an — ohne Passwort — und sieht dort, welche Anfragen offen sind, wie weit sie sind und was Sie ihr geschrieben haben. Statt Telefonaten und Mail-Fäden entsteht ein Ort, an dem beide Seiten denselben Stand sehen.
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Ihre Kundschaft sieht im Portal ausschliesslich die eigenen Anfragen — keine Projekte, keine Rechnungen, keine Offerten und nichts von anderen Kundinnen und Kunden. Was genau verborgen bleibt, steht weiter unten unter Was Ihre Kundschaft nicht sieht.
1. Portal einschalten
Das Kundenportal liegt bei den Anfragen: Einstellungen › Anfragen, Abschnitt Kundenportal. Schalten Sie Kundenportal aktivieren ein — darunter erscheinen die übrigen Felder und Ihr persönlicher Portal-Link.
- Begrüssungstext auf der Login-Seite — ein bis zwei Sätze, die Ihre Kundschaft als Erstes liest. Schreiben Sie hinein, wofür das Portal da ist; ohne Text wirkt die Seite wie ein anonymes Login-Formular.
- Link kopieren — die Adresse Ihres Portals. Sie enthält eine lange, zufällige Kennung und ist für alle Ihre Kundinnen und Kunden dieselbe.
- Button-Code kopieren — derselbe Link als fertiger HTML-Schnipsel. Wer die Website selbst pflegt, fügt ihn ein; sonst schicken Sie ihn Ihrer Webagentur.
Der Link ist kein Geheimnis: Wer ihn öffnet, sieht nur das Login-Formular. Hereingelassen wird erst, wer den Code aus dem eigenen Postfach eintippt.
2. Wer hereinkommt
Standardmässig bekommen nur Adressen einen Code, die bereits an einem Kunden hinterlegt sind. Ihr Kundenstamm entscheidet also, wer das Portal nutzen kann — und Sie müssen niemanden getrennt einladen oder freischalten. Pflegen Sie die E-Mail-Adresse beim Kunden, und der Zugang steht.
Wollen Sie auch Interessenten hereinlassen, schalten Sie Auch unbekannte E-Mail-Adressen zulassen ein. Dann kann sich jede Adresse anmelden und wird bei Ihnen automatisch als neuer Kunde angelegt. Das ist bequem für ein Kontaktformular — sehen Sie solche Einträge aber regelmässig durch, sonst wächst der Kundenstamm unbemerkt.
Der Einmalcode
Ihre Kundschaft tippt die E-Mail-Adresse ein und bekommt einen sechsstelligen Code zugeschickt. Er gilt zehn Minuten und lässt sich einmal verwenden. Ein Passwort gibt es nicht — und damit auch kein vergessenes Passwort, keine Zurücksetzen-Mail und keinen Anruf bei Ihnen deswegen.
Die Seite trägt Ihr Firmenlogo — dasselbe, das Sie in den Organisationseinstellungen hinterlegt haben und das auch auf Ihren Rechnungen und Offerten steht. Es steht anstelle des Firmennamens, nicht über ihm. Haben Sie noch keines hinterlegt, steht wie bisher Ihr Name dort. Dasselbe gilt im Portal selbst: auch nach der Anmeldung bleibt Ihre Kundschaft bei Ihnen.
Am unteren Rand steht eine kleine, hellgraue Zeile «Powered by Finito». Mehr nicht — die Seite gehört Ihrem Betrieb.
Die Seite antwortet immer gleich: «Wenn diese Adresse hinterlegt ist, ist der Code unterwegs.» Sie verrät also nicht, ob jemand bei Ihnen Kunde ist. Das ist Absicht — andernfalls könnte man Ihren Kundenstamm Adresse für Adresse abfragen.
Kundschaft, die selbst Finito nutzt
Zwei Betriebe, die einander Rechnungen stellen, sind kein Sonderfall. Wer bereits ein eigenes Finito-Konto hat, bekommt keinen Code, sondern auf der Portal-Seite die Schaltfläche Weiter als … und ist mit einem Klick drin. Der Grund: Ein Einmalcode neben einem passwortgeschützten Konto wäre ein Weg an Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung vorbei. Die Anmeldung am eigenen Konto ist der strengere Nachweis.
Die beiden Welten bleiben dabei getrennt: Diese Person sieht Ihre Anfragen an sie, und Sie sehen nichts von ihrem Betrieb.
3. So sieht es für Ihre Kundschaft aus
Nach der Anmeldung steht dort Meine Anfragen: eine Liste mit Titel, Datum, dem Status als farbiger Punkt und der Zahl der Nachrichten. Über Neue Anfrage wird eine neue erfasst — Betreff, Beschreibung und auf Wunsch eine Datei, etwa ein Foto der Stelle, um die es geht.
In der einzelnen Anfrage steht der Nachrichtenfaden: was Ihre Kundschaft geschrieben hat und was Sie geantwortet haben, in einer Spur.
Der Status stammt aus Ihren eigenen Anfragestatus-Werten — dieselben, die Sie in den Anfrageeinstellungen pflegen. Was Sie dort «In Abklärung» oder «Offeriert» nennen, liest Ihre Kundschaft genau so. Es lohnt sich deshalb, die Bezeichnungen so zu wählen, dass sie auch ausserhalb Ihres Betriebs verständlich sind.
Ist jemand bei mehreren Betrieben Kunde, die Finito nutzen, bleibt es bei einem Zugang: hinter dem eigenen Namen oben rechts steht Auch Kunde bei, und ein Klick wechselt zum anderen Betrieb. Offen in der Kopfzeile steht der andere Betrieb bewusst nicht — die Seite gehört Ihnen, nicht ihm.
4. Auf Ihrer Seite: Anfragen und Antworten
Anfragen aus dem Portal landen in Ihrer gewohnten Anfragen-Liste — kein zweiter Posteingang, keine zusätzliche Oberfläche. Von dort führen sie den gewohnten Weg weiter, siehe Anfragen und Leads.
Im Detail einer Anfrage finden Sie den Bereich Nachrichten an den Kunden: Was Sie dort schreiben, sieht Ihre Kundschaft im Portal. Die Kommentare darunter bleiben intern.
Die Trennung ist wichtig: Nachrichten an den Kunden gehen nach aussen, Kommentare bleiben im Haus. Eine interne Notiz im falschen Feld steht sofort im Portal.
Den Status setzen Sie wie bisher in der Anfrage. Ihre Kundschaft sieht die Änderung beim nächsten Blick ins Portal — eine Statusänderung ist damit auch eine Rückmeldung, ohne dass jemand zum Telefon greifen muss.
5. Wann Finito Sie informiert
Im Portal passiert etwas, ohne dass Sie dabei sind — jemand meldet sich an, jemand schreibt Ihnen. Damit das nicht erst auffällt, wenn Sie von sich aus in die Anfragen schauen, meldet Finito beides: per E-Mail und in Ihrer Benachrichtigungsliste (die Glocke oben rechts).
- Ein Kunde meldet sich zum ersten Mal an — Sie bekommen Name und E-Mail-Adresse. War die Adresse noch bei keinem Kunden hinterlegt (offene Registrierung, siehe Abschnitt 2), steht dabei, dass ein Kundendatensatz neu angelegt wurde. Nur die erste Anmeldung wird gemeldet, nicht jeder spätere Besuch.
- Ein Kunde schreibt eine Nachricht — mit dem Betreff der Anfrage und den ersten Zeilen. Der Link führt direkt in die Anfrage, wo Sie antworten.
In der Benachrichtigungsliste bleibt es pro Anfrage bei einer Zeile: Schreibt Ihre Kundschaft dreimal hintereinander, zählt die Zeile hoch, statt die Liste zu füllen. Erledigt ist sie, sobald jemand bei Ihnen den Nachrichtenfaden öffnet — oder von Hand über Erledigt.
Die E-Mail geht an alle Personen in Ihrem Betrieb mit dem Recht Kunden verwalten. Hat das niemand, geht sie an die Inhaberin oder den Inhaber des Kontos — eine Kundennachricht, die bei niemandem ankommt, wäre der schlechtere Ausgang. Wer das Recht wem gibt, steht unter Benutzer und Rollen.
Ihre Kundschaft bekommt von Finito umgekehrt nur den Einmalcode für die Anmeldung. Ihre Antworten liest sie im Portal; nachgeschickt werden sie ihr nicht. Wer selten hineinschaut, freut sich deshalb über eine kurze Nachricht von Ihnen auf dem gewohnten Weg.
6. Was Ihre Kundschaft nicht sieht
Ein Portal-Zugang ist kein Zugang zu Finito. Wer sich anmeldet, bekommt eine eigene, leere Organisation; verbunden ist sie nur mit einem Kundendatensatz bei Ihnen. Sichtbar sind ausschliesslich die Anfragen, die an diesem Kundendatensatz hängen.
- Keine Projekte, Aufgaben, Rapporte oder Termine.
- Keine Offerten und keine Rechnungen.
- Keine Daten anderer Kundinnen und Kunden, und keine Liste Ihres Kundenstamms.
- Keine internen Kommentare zu den eigenen Anfragen.
Ändern Sie später die E-Mail-Adresse am Kunden, bleibt der Zugang bestehen: Er hängt am Kundendatensatz, nicht an der Adresse.
7. Wenn etwas nicht klappt
| Meldung | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Portal nicht gefunden | Der Link ist veraltet oder das Portal ist ausgeschaltet. Prüfen Sie den Schalter in den Einstellungen und den Link auf Ihrer Website. |
| Der Code kommt nicht an | Meist ist die Adresse an keinem Kunden hinterlegt — die Seite sagt das bewusst nicht. Suchen Sie die Adresse unter Kunden; oder der Code liegt im Spam. |
| Der Code stimmt nicht oder ist abgelaufen | Nach zehn Minuten und nach einmaliger Verwendung ist er verbraucht. Einen neuen anfordern. |
| Dieser Betrieb hat deine Adresse nicht hinterlegt | Jemand mit eigenem Finito-Konto ist bei Ihnen nicht als Kunde erfasst. Legen Sie ihn mit dieser Adresse an — oder lassen Sie unbekannte Adressen zu. |
| Das ist dein eigenes Kundenportal | Sie haben Ihren eigenen Portal-Link geöffnet. Er ist für Ihre Kundschaft gedacht; die Anfragen daraus stehen für Sie unter Anfragen. |
| Zu diesem Kundendatensatz gehört bereits ein anderer Zugang | Die Adresse wurde bei Ihnen auf einen anderen Kunden umgehängt. Prüfen Sie, welcher Kundendatensatz stimmt. |
8. Weiterführend
- Anfrageeinstellungen — Statuswerte und Webhooks; dort liegt auch der Schalter für das Portal.
- Anfragen und Leads — wie eine Anfrage bei Ihnen weiterläuft.
- Kunden verwalten — wo die E-Mail-Adresse hinterlegt wird, die über den Zugang entscheidet.