Benutzer und Rollen
In Finito können Sie Ihrem Team gezielt Zugriff auf bestimmte Bereiche der App gewähren. Jede Person erhält ein eigenes Konto mit individuellen Berechtigungen – so sehen Mitarbeitende nur das, was sie für ihre Arbeit benötigen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Benutzer anlegen, Berechtigungen vergeben und die Worker-Ansicht einsetzen.
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1. Benutzer einladen und verwalten
Die Benutzerverwaltung öffnen Sie über das Benutzermenü oben rechts (Meine Benutzer) oder direkt über den Menüpunkt Benutzerverwaltung. Dort erscheinen alle Mitglieder Ihrer Organisation in einer Übersicht.
Neuen Mitarbeiter anlegen
- Klicken Sie auf «Mitarbeiter hinzufügen».
- Erfassen Sie Vorname und Nachname.
- Prüfen Sie den Benutzernamen: Finito schlägt vorname.nachname vor (z. B. max.muster). Mit ihm meldet sich die Person an – auch wenn sie keine E-Mail-Adresse hat. Details im Artikel Benutzername und Anmeldung.
- E-Mail und Telefon sind optional. Ohne E-Mail-Adresse kann die Person allerdings kein Passwort selbst zurücksetzen und erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen.
- Vergeben Sie ein temporäres Passwort. Es muss 6–20 Zeichen lang sein und Gross- und Kleinbuchstaben sowie eine Ziffer enthalten. Die Person kann es nach dem ersten Login ändern.
- Weisen Sie optional eine Mitarbeitergruppe zu (z. B. «Monteure», «Büro»).
- Legen Sie die Berechtigungen fest (siehe Abschnitt 2).
- Klicken Sie auf «Speichern».
Das neue Konto ist sofort aktiv. Teilen Sie dem Mitarbeiter seine Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) direkt mit – Finito verschickt keine automatische Einladungsmail. Angemeldet wird mit Benutzername oder E-Mail.
Mitarbeitergruppen
Mit dem Menü «Gruppe hinzufügen» legen Sie farblich unterscheidbare Gruppen an (z. B. «Techniker», «Verwaltung»). Über «Gruppenmitglieder verwalten» können Sie Personen per Drag-and-drop zwischen den Gruppen verschieben. Gruppen dienen der Übersicht und der Zuweisung in Projekten – sie steuern keine Berechtigungen.
Benutzer bearbeiten oder löschen
Klicken Sie in der Benutzerliste auf den gewünschten Eintrag, um den Dialog «Benutzer bearbeiten» zu öffnen. Dort können Sie alle Angaben und Berechtigungen anpassen. Über das Lösch-Symbol entfernen Sie einen Benutzer dauerhaft aus der Organisation.
Das Löschen eines Benutzers kann nicht rückgängig gemacht werden. Bereits erfasste Rapporte und Zeiteinträge bleiben erhalten, werden aber keiner aktiven Person mehr zugeordnet.
2. Rollen und Berechtigungen
Finito kennt keine festen Rollenvorlagen – stattdessen vergeben Sie pro Benutzer einzelne Berechtigungsschalter. So lässt sich jede Kombination abbilden, ohne an vorgegebene Profile gebunden zu sein.
| Berechtigung | Was wird freigeschaltet? |
|---|---|
| Nur Arbeiter-Ansicht | Blendet die gesamte Büro-Oberfläche aus. Der Benutzer sieht nur das Mitarbeiter-Dashboard (Worker-Ansicht). Alle übrigen Schalter sind wirkungslos, solange diese Option aktiv ist. |
| Zugriff auf Offerten | Offerten erstellen, bearbeiten und versenden. |
| Zugriff auf Projektverwaltung | Projekte und Aufgaben anlegen und verwalten. |
| Zugriff auf Kundenverwaltung | Kundenstammdaten einsehen und bearbeiten. |
| Zugriff auf Lagerverwaltung | Lagerbestände und Warenbewegungen verwalten. |
| Zugriff auf Rechnungen | Rechnungen erstellen, versenden und verbuchen. |
| Zugriff auf Aktivitätsübersicht | Auswertungen zu Zeiterfassung und Aktivitäten einsehen. |
| Zugriff auf Benutzerverwaltung | Weitere Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen. Nur für Personen mit Führungsverantwortung empfohlen. |
| Zugriff auf Organisationsverwaltung | Stammdaten und Einstellungen der Organisation ändern (z. B. Logo, Adresse, Rechnungseinstellungen). |
| Darf Preise sehen | Interne Preise und Einstandskosten bei Produkten und Rapports einsehen. |
| Zugriff auf Benutzerereignisverwaltung | Kalenderereignisse für andere Mitarbeiter anlegen und bearbeiten. |
Der Organisationsinhaber (organisation_owner) hat automatisch vollen Zugriff auf alle Bereiche und kann nicht eingeschränkt werden.
3. Büro- vs. Worker-Ansicht
Finito bietet zwei grundlegend verschiedene Oberflächen, die auf unterschiedliche Arbeitsweisen ausgelegt sind:
| Ansicht | Für wen? | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| Büro-Ansicht | Mitarbeitende mit Bürotätigkeiten: Projektleitung, Sachbearbeitung, Administration. | Projekte, Offerten, Rechnungen, Kundenverwaltung, Auswertungen, Lager, Konfiguration. |
| Worker-Ansicht | Feldmitarbeitende: Monteure, Techniker, Fahrer – wer primär Rapporte und Zeiten erfasst. | Mitarbeiter-Dashboard, eigene Aufgaben und Projekte einsehen, Rapporte und Zeiten erfassen, QR-Codes scannen. |
Die Worker-Ansicht wird aktiv, sobald für einen Benutzer die Option «Nur Arbeiter-Ansicht» gesetzt ist. Benutzer ohne diese Einschränkung können jederzeit über das Avatar-Menü oben rechts auf das Mitarbeiter-Dashboard wechseln und von dort wieder zur Büro-Ansicht zurückkehren.
Empfehlung für Feldmitarbeitende: Setzen Sie «Nur Arbeiter-Ansicht», um die Oberfläche zu vereinfachen und unbeabsichtigte Änderungen an Projekten oder Rechnungen zu vermeiden.
4. Profil und persönliche Einstellungen
Jeder Benutzer kann sein eigenes Profil unter Mein Profil bearbeiten (Avatar-Menü oben rechts → «Mein Profil»).
Was lässt sich im Profil anpassen?
- Profilbild – eigenes Avatar-Foto hochladen.
- Vorname und Nachname – wird in Offerten, Rechnungen und Rapports angezeigt.
- E-Mail-Adresse – für Benachrichtigungen und Zugangsdaten.
- Telefonnummer – optional, für interne Anzeige.
- Anzeigesprache – Finito unterstützt mehrere Sprachen; die Umstellung gilt nur für das eigene Konto.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Im Profil kann jeder Benutzer selbst eine zusätzliche Sicherheitsstufe aktivieren. Finito unterstützt zeitbasierte Einmalcodes (TOTP) per Authenticator-App.
- Öffnen Sie Mein Profil.
- Scrollen Sie zum Abschnitt «Zwei-Faktor-Authentifizierung».
- Klicken Sie auf «2FA einrichten».
- Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Aegis).
- Geben Sie den sechsstelligen Code aus der App ein und bestätigen Sie mit «Verifizieren».
Nach der Aktivierung wird beim Login nach Benutzername und Passwort zusätzlich ein Einmalcode verlangt. 2FA kann im selben Abschnitt jederzeit wieder deaktiviert werden.
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