Rechnungseinstellungen

In den Rechnungseinstellungen legen Sie das Erscheinungsbild und die Standardwerte fest, die für jede neu erstellte Rechnung übernommen werden. So müssen Sie Zahlungsfrist, Texte oder Bankkonto nicht bei jeder Rechnung erneut erfassen. Sie erreichen die Seite unter Einstellungen › Rechnungen (Route /main/organization/invoices). Die Einstellungen sind in fünf Karten gegliedert.

Zuletzt aktualisiert: 6. Oktober 2026

1. Grundeinstellungen

Hier bestimmen Sie über PDF Vorlagenfarbe die Akzentfarbe, in der Ihre Rechnungs-PDFs gestaltet werden. Ein Klick auf das Farbfeld öffnet die Farbauswahl; der gewählte Hex-Wert wird daneben angezeigt.

2. Zahlung und Konto

Zahlbar innerhalb von Tagen – die Standard-Zahlungsfrist in Tagen (z. B. 30). Sie bestimmt das vorgeschlagene Fälligkeitsdatum neuer Rechnungen.
Dezimalstellen – die Anzahl Nachkommastellen, mit der Beträge auf der Rechnung dargestellt werden.
Auf 5 Rappen runden – aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit CHF-Beträge gemäss Schweizer Rundungsnorm auf 5 Rappen gerundet werden. Die Einstellung gilt für neue Rechnungen und für alle Entwürfe – unabhängig davon, ob die Rechnung aus einer Offerte, einem Projekt oder einem Regierapport entstanden ist. Bereits gestellte, bezahlte und stornierte Rechnungen behalten ihren Betrag. Gerundet wird überall gleich: in der Rechnung selbst, in den Listen und Auswertungen, im PDF und im QR-Einzahlungsschein.

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Einzelne Rechnungen können Sie unabhängig von dieser Einstellung umschalten: im Rechnungseditor finden Sie bei den Totalen den Schalter Auf 5 Rappen runden. Die Rundung erscheint dort als eigene Zeile Rundung, damit Sie und Ihre Kundschaft sehen, wie sich der Endbetrag zusammensetzt.

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In der Buchhaltung lautet die Debitorenbuchung auf den gerundeten Zahlbetrag, damit der Zahlungseingang die Forderung genau ausgleicht. Ertrag und Mehrwertsteuer bleiben auf dem exakten Umsatz, damit die MWST-Abrechnung aufgeht; die Differenz wird auf das Konto 6945 Rundungsdifferenzen MWST/VST gebucht.

Bankkonto

Unter Bankkonto wählen Sie aus der Liste das Konto, dessen IBAN auf der Rechnung und im QR-Einzahlungsschein erscheint. Ist noch kein Konto vorhanden, klicken Sie auf Konto hinzufügen und erfassen IBAN, Kontoname, Kontotyp und Währung. Ein bereits gewähltes Konto können Sie über das Menü (drei Punkte) bearbeiten oder löschen.

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Das hinterlegte Bankkonto liefert IBAN, Kontotyp und Währung für die Erstellung von QR-Rechnungen. Ohne gültiges Konto lässt sich kein QR-Einzahlungsschein erzeugen.

3. Nummerierung

In der Karte Nummerierung steuern Sie, wie Rechnungsnummern gebildet werden.

Nummernmuster – mit dem Musterbaustein-Editor stellen Sie ein eigenes Format zusammen, etwa mit Jahreszahl-Präfix oder einem eigenen Kürzel. Eigene Textteile dürfen nur lateinische Buchstaben, Ziffern und den Unterstrich (_) enthalten.
Startnummer – legt fest, mit welcher fortlaufenden Nummer die Zählung beginnt (z. B. 1001).

Ein Beispiel-Feld zeigt live an, wie die nächste Rechnungsnummer mit Ihren aktuellen Einstellungen aussieht.

4. Skonto

Unter der Nummerierung legen Sie in der Karte Skonto fest, ob Ihre Kunden bei rascher Zahlung einen Abzug erhalten. Neue Rechnungen übernehmen diese Werte automatisch.

Skonto – der Abzug in Prozent (z. B. 2 %). Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie kein Skonto gewähren.
Skontofrist – die Anzahl Tage ab Rechnungsdatum, innerhalb derer das Skonto gilt (z. B. 10 Tage).

Füllen Sie immer beide Felder aus oder leeren Sie beide. Ein Beispiel-Feld zeigt an, wie das Skonto formuliert wird, etwa 2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen.

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Bestehende Rechnungen bleiben unverändert. In jeder Rechnung können Sie das Skonto im Positionsbereich über den Schalter Skonto neben Rabatt ein- oder ausschalten. Offerten verwenden dieselben Werte, dort ist das Skonto aber ausgeschaltet, bis Sie es pro Offerte einschalten.

5. Standardtexte

In der Karte Texte hinterlegen Sie wiederkehrende Formulierungen, die bei jeder neuen Rechnung automatisch vorbelegt werden:

Feld	Bedeutung
Begrüssungstext	Erscheint am Anfang der Rechnung, oberhalb der Positionen.
Abschlusstext	Erscheint am Ende der Rechnung, unterhalb der Positionen.
Zahlungsbedingungen	Erscheint im PDF direkt unter dem Total, z. B. 30 Tage netto.
Standard-E-Mail-Text	Vorgabe-Nachricht, die beim Versand der Rechnung per E-Mail eingesetzt wird.

Alle Texte lassen sich später beim Erstellen einer einzelnen Rechnung noch anpassen. Klicken Sie abschliessend auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.