PDF-Vorlage gestalten
Im PDF Editor gestalten Sie das Aussehen Ihrer Offerten und Rechnungen.
Die Vorlage gilt für alle Offerten und Rechnungen Ihrer Organisation. Sie
erreichen den Editor unter Einstellungen › PDF Editor (Route
/main/organization/pdf-editor). Links stellen Sie die Vorlage ein, rechts sehen
Sie sofort ein Musterdokument, genau so, wie es Ihre Kundschaft erhält.
Zuletzt aktualisiert:
1. Vorschau
- Offerte / Rechnung – wechselt das Musterdokument. Die Vorlage ist für beide dieselbe.
- Seite – zeigt, welche Seite Sie gerade sehen; scrollen Sie für weitere Seiten.
- Zoom – mit − und + vergrössern oder verkleinern Sie die Vorschau.
Die Vorschau verwendet Beispieldaten («Muster AG»). Es wird dabei nichts gespeichert und keine Offerten- oder Rechnungsnummer verbraucht.
2. Logo, Farben und Schrift
- Logo ersetzen – lädt ein neues Logo hoch (PNG oder SVG). Es gilt sofort, auch ohne Speichern.
- Grösse und Position – steht das Logo rechts, wechselt der Adressblock nach links.
- Akzentfarbe – dieselbe Farbe wie in den Offerten- und Rechnungseinstellungen: Titel, Tabellenkopf und Fusszeile.
- Textfarbe und Linienfarbe – für den Fliesstext und die Trennlinien.
- Schriftgrösse – Klein, Mittel oder Gross für das ganze Dokument (die Fusszeile bleibt gleich gross).
- Einheiten – ausgeschrieben (z. B. «Stunde(n)») oder abgekürzt (z. B. «Std.»).
- Total bei optionalen Positionen ausblenden – optionale Positionen einer Offerte erscheinen ohne Zeilentotal. Jede Offerte kann unter «Offerte bearbeiten» → «PDF-Einstellungen» davon abweichen.
3. Kopfzeile und Infoblock
In der Kopfzeile blenden Sie die Absenderzeile ein oder aus, setzen sie auf eine Zeile und wählen, ob eine Trennlinie über der Empfängeradresse steht.
Der Infoblock steht unter der Adresse. Mit den Bausteinen wählen Sie, welche Angaben erscheinen; im Raster legen Sie fest, ob ein Baustein links oder rechts steht.
| Baustein | Offerte | Rechnung |
|---|---|---|
| Datum | Versanddatum | Rechnungsdatum |
| Gültig bis / Zahlbar bis | Gültig bis (Datum + Gültigkeitsdauer) | Zahlbar bis |
| Ansprechpartner | Ihr Ansprechpartner | |
| Kundennummer | Nummer des Kunden | |
| MwSt-Nr. | MwSt-Nummer Ihrer Organisation | |
| Objektadresse | Objektadresse der Offerte | Objektadresse der Rechnung |
Der Titel der Offerte bzw. Rechnung und die Referenz erscheinen automatisch, sobald sie im Dokument ausgefüllt sind; die Objektadresse lässt sich über den Baustein an- und abschalten.
4. Schriftart, Titelzeile, Totalblock und Unterschriften
- Vorlage für – Offerte und Rechnung haben je eine eigene Vorlage. Der Schalter oben wählt, welche Sie bearbeiten; mit «Einstellungen der Offerte übernehmen» gleichen Sie die Rechnung an (und umgekehrt). Gespeichert wird nur, was Sie geändert haben.
- Logo-Breite und Abstand vom oberen Blattrand – genaue Masse in Millimetern; leer gilt der Standard. Unter QR-Seite blenden Sie das Logo auf der Seite mit dem QR-Zahlteil aus.
- Schriftart – Noto Sans oder Arial (Liberation Sans). Mit den genauen Schriftgrössen legen Sie Text, Titel und Fusszeile in Punkt fest.
- Titelzeile – «Angebotsnummer: AN-2026-0001» oder «Angebot AN-2026-0001 … Seite 1 von 2» mit der Seitenzahl in der Titelzeile.
- Tabellenkopf wiederholen – der Kopf der Positionstabelle erscheint auf jeder Folgeseite.
- Totalblock – klassisch oder kompakt (Total, MWST, Rundungsdifferenz, Betrag inkl. MWST).
- Bezeichnungen – eigener Wortlaut, z. B. «Zzgl. MWST» oder «Rundungsdifferenz»; leer gilt der Standard.
- Unterschriftenblock – Ort / Datum und zwei Unterschriftsfelder am Ende der Offerte (nur in der Vorlage der Offerte, nie auf der Rechnung). Er steht dort, wo im Schlusstext
{unterschriften}steht, sonst nach dem Schlusstext.
In Begrüssungs- und Schlusstexten druckt das PDF **Text** fett.
5. Fusszeile und Speichern
- Bausteine – Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, MwSt-Nr., IBAN, Website, Bank, Kontoinhaber und BIC. Passen sie nicht auf eine Zeile, wird die Fusszeile mehrzeilig. Website erfassen Sie in den Firmendetails, die Bankangaben in den Rechnungseinstellungen.
- Bezeichnungen anzeigen – setzt vor jeden Baustein seine Bezeichnung in Fettdruck («Bank: …», «BIC: …») und ordnet die Fusszeile auf drei Zeilen: Firma und Kontakt, Bankangaben, MwSt-Nr. und Website.
- Trennlinie und Seitenzahl – einzeln ein- und ausschaltbar.
Klicken Sie oben rechts auf Speichern, damit neue PDFs die Vorlage verwenden.