Wochenrapporte erfassen und scannen

1. Wo Sie die Wochenrapporte finden

Öffnen Sie im Menü Buchhaltung → Wochenrapporte. Sie sehen die Liste aller Rapporte Ihrer Organisation mit Nummer, Zeitraum, Projekt/Kunde, Mitarbeiter und Status. Über die Suche, den Monats- und den Projektfilter finden Sie einen bestimmten Rapport; die Reiter Alle, Offen, Geprüft und Verrechnet zeigen jeweils nur den passenden Teil.

2. Einen Rapport von Hand erfassen

1. Klicken Sie auf Rapport erstellen.
2. Wählen Sie den Auftraggeber und schreiben Sie ins Feld Objekt, wo gearbeitet wurde – Baustelle, Adresse oder eine eigene Bezeichnung. Ein Projekt wählen Sie nicht mehr: der Rapport gehört dem Auftraggeber, und wo gearbeitet wurde, sagt das Objekt. Dieser Text steht später im Rapport-PDF hinter «Objekt:» und als Beschreibung auf der Rechnungsposition. Sie dürfen ihn auch leer lassen.
3. Tragen Sie unter Verantwortlicher ein, wer für die Baustelle verantwortlich ist – der Bauführer oder Polier, den der Kunde anruft. Das Feld ist frei beschreibbar, die Person muss also kein Finito-Benutzer sein. Der Name steht im Rapport-PDF hinter «Verantwortlicher:».
4. Bestätigen Sie die Woche (Montag bis Samstag). Damit ist der Rapport angelegt und hat seine Nummer.
5. Tragen Sie in Arbeit / Personal die Stunden pro Tag und Funktion ein. Die Ansätze stammen aus den Rapport-Einstellungen und werden beim Erfassen auf den Rapport kopiert. Mit Enter bestätigen Sie eine Zahl und springen ins nächste Feld – das gilt für alle Zahlen- und Textfelder im Rapport.
6. Tragen Sie unter Geräte pro Tag ein, wie viele eines Geräts im Einsatz waren – meist 1, bei zwei Servicewagen am selben Tag eine 2. Leere Felder zählen als nicht gebraucht. «Anzahl Tg» und das Total rechnen mit dieser Anzahl. Geräte mit dem Vermerk Immer dabei (z. B. Servicewagen, Maschinen/Werkzeuge klein und gross) trägt Finito an jedem Tag mit Arbeitsstunden selbst ein.
7. Erfassen Sie unter Materialverbrauch die verbrauchten Artikel. Preis und Bestand kommen aus dem Lager; den Preis können Sie in der Zeile anpassen, wenn eine Position anders verrechnet wird. Die Änderung gilt nur für diesen Rapport – der Artikel im Lager behält seinen Preis. Als Datum stehen nur die Tage zur Auswahl, an denen gearbeitet wurde. Als Einheit wählen Sie neben der Lagereinheit auch Stück, KG, Meter, m1 oder m2. Die Reihenfolge der Zeilen ändern Sie, indem Sie eine Zeile am Griff links nach oben oder unten ziehen.
8. Für etwas, das einmalig verrechnet und nie wieder ausgewählt wird – etwa eine Bauschutt-Entsorgung – setzen Sie beim Erfassen das Häkchen Nicht ins Lager aufnehmen. Die Position braucht nur Name, Einheit und Preis, erscheint im Rapport als Einmalig und legt keinen Artikel an. Steht Bauschutt im Materialverbrauch, trägt Finito unter Ausgeführte Arbeiten am selben Tag «Bauschutt entsorgen» ein.
9. Beschreiben Sie unter Ausgeführte Arbeiten pro Tag, was gemacht wurde. Enter in der letzten Zeile eines Tages öffnet die nächste.
10. Hat der Kunde den Papier-Rapport unten unterschrieben, laden Sie das Blatt über Original mit Unterschrift hoch (Foto oder PDF). Nur diese Datei wird im Rapport-PDF und in der Rechnung hinter dem Rapport angehängt – gewöhnliche Anhänge nicht.
11. Speichern Sie mit Speichern oder Speichern & PDF.

Die Summen für Arbeit, Geräte und Material sowie das Total exkl. MwSt. werden laufend mitgerechnet und unten am Rapport angezeigt.

Wiederholt sich ein Auftrag, kopieren Sie den Rapport mit Duplizieren – oben im geöffneten Rapport oder über das Kopier-Symbol in der Rapport-Liste. Die Kopie erhält eine neue Nummer und übernimmt Auftraggeber, Objekt, Verantwortlichen, Stunden, Geräte, Material und ausgeführte Arbeiten. Anhänge und die Unterschrift bleiben beim Original. Auch ein bereits verrechneter Rapport lässt sich duplizieren – die Kopie ist wieder offen.

Einen Rapport, den Sie versehentlich angelegt haben, löschen Sie über das Papierkorb-Symbol in der Rapport-Liste oder über Löschen oben im geöffneten Rapport. Bezogenes Lagermaterial wird dabei ins Lager zurückgebucht. Ein bereits verrechneter Rapport lässt sich nicht mehr löschen – er ist der Beleg hinter einer Rechnungsposition.

Hat jemand im Büro einen Rapport mit der Baustelle abgeglichen, markieren Sie ihn mit Als geprüft markieren – oben im geöffneten Rapport oder für mehrere ausgewählte Rapporte auf einmal in der Liste. Geprüft ist nur eine Markierung: Der Rapport bleibt bearbeitbar und lässt sich wie ein offener verrechnen. Ein zweiter Klick auf Geprüft im Rapport nimmt die Markierung wieder weg.

3. Handschriftlichen Rapport abfotografieren und auslesen lassen

Wurde der Rapport auf der Baustelle von Hand ausgefüllt, tippen Sie ihn nicht ab, sondern lassen ihn lesen:

1. Erstellen Sie den Rapport wie oben – Auftraggeber, Objekt und Woche erfassen.
2. Klicken Sie oben rechts auf Rapport scannen und wählen Sie das Foto des ausgefüllten Blattes (Bild oder PDF).
3. Die Schaltfläche zeigt den Fortschritt an: Wird hochgeladen …, danach Wird gelesen …. Das Auslesen dauert in der Regel etwa eine Minute; Sie können in dieser Zeit weiterarbeiten.
4. Sobald die Lesung bereitsteht, öffnet sich der Dialog Gescannten Rapport prüfen (später erreichbar über Scan prüfen).

Fotografieren Sie das Blatt möglichst flach, gut ausgeleuchtet und vollständig ab – je sauberer das Bild, desto weniger müssen Sie danach korrigieren.

4. Die Lesung prüfen und übernehmen

Der Prüfdialog zeigt alles, was vom Foto gelesen wurde – nach Stunden, Geräten, Material und ausgeführten Arbeiten geordnet. Drei Angaben stehen auf dem Papier meist nicht so, wie Finito sie braucht, und werden deshalb hier ergänzt:

Unten im Dialog steht, wie viele Stundenzeilen noch ohne Funktion sind. Mit Übernehmen werden die Zeilen in den Rapport geschrieben; mit Abbrechen verwerfen Sie die Lesung. Der Rapport selbst wird erst durch Ihr gewohntes Speichern festgehalten.

5. Rapport verrechnen

Wählen Sie in der Liste einen oder mehrere Rapporte aus und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Zusammen verrechnen lassen sich nur Rapporte desselben Kunden; ältere Rapporte, die noch an einem Projekt hängen, nur zusammen mit Rapporten desselben Projekts. Die Rechnung erhält das Objekt als Titel, jede Position heisst «Regierapport» mit der Rapport-Nummer, und Skonto ist ausgeschaltet. Danach steht der Rapport auf Verrechnet und ist gesperrt – er lässt sich weder bearbeiten noch erneut scannen. Das PDF laden Sie jederzeit über PDF herunterladen herunter.

Wurde auf einem verrechneten Rapport etwas vergessen, öffnen Sie ihn und klicken unten auf Bearbeiten. Nach Ihrer Bestätigung wird die daraus erstellte Rechnung gelöscht, und alle Rapporte dieser Rechnung stehen wieder auf Offen. Korrigieren Sie den Rapport und erstellen Sie die Rechnung danach neu. Dasselbe gilt, wenn Sie die Rechnung direkt unter Rechnungen löschen: Ihre Rapporte werden wieder offen.

Im PDF sind alle Funktionen und Geräte aufgeführt, auch die in dieser Woche nicht gebrauchten – wie auf dem gedruckten Formular. Bei den Geräten steht pro Tag die Anzahl (z. B. 2) statt eines Kreuzes. Leere Zeilen zeigen nur ihren Ansatz, damit eine nicht gebrauchte Zeile nicht wie eine mit null verrechnete aussieht. Der Mitarbeiter, der den Rapport abgegeben hat, steht nicht auf dem PDF: er wird intern für die Stundenauswertung verwendet. Der Verantwortliche dagegen steht im Kopf des PDFs – er ist die Person, die der Kunde zur Baustelle anspricht.

6. Tipps & häufige Fragen

• «Keine Funktionen konfiguriert»? Hinterlegen Sie Funktionen und Ansätze zuerst unter Wochenrapport einrichten.
• Der Scan bricht ab («Scan nochmals versuchen»)? Laden Sie das Foto erneut hoch. Ein schärferes, vollständig sichtbares Blatt hilft am meisten.
• Ist die Schaltfläche zum Scannen weg? Dann ist der Rapport bereits verrechnet und damit gesperrt. Über Bearbeiten machen Sie ihn wieder bearbeitbar – die Rechnung wird dabei gelöscht.
• Wo bleiben Belegfotos von Ausgaben? Die laufen über einen eigenen Weg – siehe KI-Vorschläge prüfen.