Rapporte prüfen und freigeben

Mitarbeitende erfassen ihre Arbeit als Rapport – zum Beispiel «Wand streichen – 2 h». Damit eine Projektleitung diese Einträge nicht übersieht, erzeugt Finito bei jedem neuen Rapport automatisch eine Meldung. Die Projektleitung kann den Rapport öffnen, bei Bedarf ergänzen oder korrigieren und anschliessend als geprüft / freigegeben markieren. Jede dieser Aktionen wird im Prüfverlauf festgehalten.

Zuletzt aktualisiert:

1. Der Ablauf auf einen Blick

  1. Ein Mitarbeitender erfasst einen Rapport (Tages-, Projekt- oder Aufgabenrapport).
  2. Finito legt automatisch eine Meldung «Neuer Rapport» an.
  3. Die Projektleitung öffnet den Rapport über die Meldung.
  4. Sie ergänzt Informationen, korrigiert bei Bedarf und gibt den Rapport frei.
  5. Der Status wechselt auf Freigegeben und die Meldung verschwindet.

2. Meldung über neue Rapporte

Sobald ein Rapport gespeichert wurde, erscheint im Glockensymbol oben in der Kopfzeile ein Hinweis, und unter Meldungen wird ein Eintrag «Neuer Rapport von …» angezeigt. Die Meldung ist für die gesamte Organisation sichtbar, sodass jede berechtigte Person den Rapport prüfen kann.

ℹ

Über die Schaltfläche «Ansehen» in der Meldung springen Sie direkt zur Zeiterfassung, und der betreffende Rapport öffnet sich automatisch zur Prüfung.

3. Rapport prüfen, ergänzen und freigeben

Beim Öffnen eines Rapports sehen Projektleitende zusätzliche Bedienelemente. Voraussetzung ist die Berechtigung zur Benutzerverwaltung (Projektleitung / Vorgesetzte).

Prüfstatus

Jeder Rapport trägt einen Status: Zu prüfen für neue Einträge und Freigegeben nach der Prüfung. Bei einem freigegebenen Rapport sind zusätzlich die prüfende Person und der Zeitpunkt vermerkt.

Informationen ergänzen oder ändern

  1. Passen Sie bei Bedarf Titel, Beschreibung, Zeitfenster oder Produkt an.
  2. Tragen Sie im Feld «Information ergänzen / Prüfnotiz» einen Hinweis ein – zum Beispiel fehlende Angaben oder eine Rückfrage.
  3. Tippen Sie auf Speichern. Ihre Ergänzung wird als Prüfaktion im Verlauf protokolliert.

Als geprüft markieren

Tippen Sie auf «Freigeben / als geprüft markieren». Der Rapport erhält den Status Freigegeben, die zugehörige Meldung wird automatisch erledigt, und die Freigabe erscheint im Prüfverlauf.

⚠

Die Schaltflächen zur Freigabe und die Prüfnotiz sind nur für Personen mit Benutzerverwaltungs-Berechtigung sichtbar. Mitarbeitende sehen ihren Rapport weiterhin, können ihn aber nicht selbst freigeben.

4. Rückfragen im Kommentar-Verlauf

Rechts im Rapport-Dialog liegt ein Kommentar-Verlauf. Anders als die Bemerkung – die zum Rapport selbst gehört und von jeder Änderung überschrieben wird – ist der Kommentar-Verlauf ein Gespräch: jeder Beitrag bleibt mit Person und Zeitpunkt stehen.

  1. Öffnen Sie den Rapport über die Meldung oder über Bearbeiten in der Rapport-Liste.
  2. Schreiben Sie Ihre Rückfrage in das Eingabefeld unten rechts.
  3. Mit @ erwähnen Sie eine Person – zum Beispiel @Petra Zimmermann. Sie erhält eine Meldung und auf Wunsch eine E-Mail.
  4. Senden Sie den Kommentar mit Enter oder über die Senden-Schaltfläche.

Eigene Kommentare lassen sich nachträglich bearbeiten oder löschen; auf fremde Kommentare können Sie mit einem Emoji reagieren.

ℹ

Der Kommentar-Verlauf erscheint erst, wenn der Rapport gespeichert ist – beim Erfassen eines neuen Rapports gibt es noch nichts zu kommentieren.

5. Prüfverlauf (Audit-Log)

Im unteren Bereich des Rapports listet der Prüfverlauf alle Aktionen chronologisch auf – jeweils mit Person, Zeitpunkt und Notiz:

Aktion Bedeutung
Mit Informationen ergänzt Die Projektleitung hat eine Prüfnotiz hinzugefügt.
Vom Prüfer geändert Die Projektleitung hat den Rapport eines Mitarbeitenden bearbeitet.
Freigegeben Der Rapport wurde geprüft und freigegeben.
ℹ

Der Prüfverlauf wird nur ergänzt, nie überschrieben. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann was geprüft oder geändert hat.

6. Häufige Fragen

  • Wer erhält die Meldung über neue Rapporte? Die Meldung ist organisationsweit sichtbar. So kann jede Person mit Prüfberechtigung den Rapport übernehmen.
  • Kann ich einen freigegebenen Rapport noch ändern? Ja. Änderungen bleiben möglich und werden weiterhin im Prüfverlauf protokolliert.
  • Was passiert mit der Meldung nach der Freigabe? Sie wird automatisch als erledigt markiert und verschwindet aus der offenen Liste.
  • Bemerkung oder Kommentar? Die Bemerkung beschreibt den Rapport selbst und erscheint in der Rapport-Liste. Kommentare sind die Diskussion darüber – mit Verlauf, Erwähnungen und Reaktionen.

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