Personal & HR
Der Bereich HR verwaltet die personalbezogenen Eckdaten Ihrer Mitarbeitenden: den jährlichen Ferienanspruch, das Anstellungsdatum und die erwartete Wochenarbeitszeit. Daraus berechnet Finito pro Mitarbeiter einen Saldo – die noch verbleibenden Ferientage des Jahres (inklusive Übertrag aus dem Vorjahr) sowie die Über- bzw. Unterzeit gegenüber der Sollarbeitszeit. Offizielle Feiertage (z. B. der 1. August) lassen sich erfassen und auf Wunsch von der Sollzeit ausnehmen.
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Der HR-Bereich wird über die Benutzerverwaltungs-Berechtigung
gesteuert. Mitarbeitende mit dieser Berechtigung finden den Eintrag
HR in der linken Hauptnavigation (/main/hr).
1. HR-Daten eines Mitarbeiters erfassen
Öffnen Sie in der Hauptnavigation den Bereich HR und bleiben Sie im Reiter Mitarbeiter. Die Tabelle listet alle Mitarbeitenden Ihrer Organisation mit ihren wichtigsten HR-Werten.
- Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf «Bearbeiten». Es öffnet sich der Dialog «HR-Daten bearbeiten».
-
Erfassen Sie die folgenden Felder:
- Anstellungsbeginn – Eintrittsdatum. Grundlage für den Übertrag und die anteilige Berechnung im ersten Jahr.
- Ferientage / Jahr – jährlicher Ferienanspruch (z. B. 25). Halbe Tage wie 22.5 sind erlaubt.
- Wochenarbeitszeit (h) – erwartete Sollarbeitszeit pro Woche (z. B. 42).
- Arbeitstage / Woche – Anzahl Arbeitstage (Standard 5, also Mo–Fr).
- Arbeitet an Feiertagen – aktivieren, wenn der Mitarbeiter auch an offiziellen Feiertagen arbeitet (siehe Abschnitt 3).
- Erstes Jahr anteilig – ist die Option aktiv, wird der Ferienanspruch im Eintrittsjahr anteilig nach Monaten berechnet.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die HR-Daten sind unabhängig von der Lohnbuchhaltung. Sie können für jeden Mitarbeitenden gesetzt werden – auch wenn die Lohnbuchhaltung nicht genutzt wird.
2. Abwesenheiten erfassen
Abwesenheiten fliessen aus zwei Quellen in den Saldo ein:
- Manuelle Einträge im Dialog «HR-Daten bearbeiten» – gelten sofort.
- Genehmigte Kalender-Ereignisse aus dem Scheduler, sofern ihr Ereignistyp einer HR-Abwesenheit zugeordnet ist (siehe Abschnitt «Ferien aus dem Scheduler» weiter unten).
Manuell im HR-Dialog erfassen
Manuelle Abwesenheiten (Ferien, Krankheit usw.) werden direkt im Dialog «HR-Daten bearbeiten» im Abschnitt Abwesenheiten erfasst. Diese Einträge benötigen keine Genehmigung und zählen unmittelbar.
- Wählen Sie den Typ: Ferien, Krankheit, Unbezahlt oder Andere.
- Tragen Sie Von und Bis ein (Datumsbereich).
- Für einen halben Tag aktivieren Sie «Halber Tag» – der Eintrag zählt dann als 0.5 Tag (Von und Bis müssen identisch sein).
- Optional eine Notiz hinterlegen.
- Klicken Sie auf «Abwesenheit hinzufügen». Der Eintrag erscheint in der Liste und kann dort wieder gelöscht werden.
| Abwesenheitstyp | Zehrt vom Ferienanspruch? | Reduziert die Sollzeit? |
|---|---|---|
| Ferien | Ja | Ja |
| Krankheit / Unbezahlt / Andere | Nein | Ja |
Nur Ferien reduzieren den Ferienanspruch. Alle anderen Typen reduzieren lediglich die erwartete Sollzeit, damit sie nicht als Unterzeit zu Buche schlagen. Wochenenden und Feiertage werden beim Zählen von Ferientagen automatisch übersprungen.
Ferien aus dem Scheduler (mit Genehmigung)
Erfasst ein Mitarbeitender seine Ferien als Kalender-Ereignis im Scheduler, fliesst dieses Ereignis automatisch in den HR-Saldo ein – zusätzlich zu manuellen Einträgen. Voraussetzung sind zwei Punkte:
- Der Ereignistyp ist einer HR-Abwesenheit zugeordnet. In den Organisationseinstellungen unter Ereignis-Kalender steht dafür beim Ereignistyp das Feld «Zählt als HR-Abwesenheit» (Ferien, Krankheit, Unbezahlt oder Sonstiges). Die Standardtypen Ferien, Krankheit und Freier Tag sind bereits zugeordnet.
- Das Ereignis ist genehmigt. Nur freigegebene Ereignisse zählen – ausstehende oder abgelehnte Anträge verändern den Saldo nicht.
Es gilt dieselbe Logik wie bei manuellen Abwesenheiten: nur der Typ Ferien zehrt vom Ferienanspruch, alle übrigen zugeordneten Typen reduzieren nur die Sollzeit. Ein Ereignistyp ohne Zuordnung bleibt ein reines Kalender-Ereignis und beeinflusst den HR-Saldo nicht.
Ferien erscheinen nicht im Saldo? Prüfen Sie, ob das Kalender-Ereignis bereits genehmigt ist und ob der zugehörige Ereignistyp unter Ereignis-Kalender als HR-Abwesenheit hinterlegt wurde.
3. Feiertage verwalten
Wechseln Sie im HR-Bereich zum Reiter Feiertage, um offizielle Feiertage Ihrer Organisation zu erfassen.
- Tragen Sie Datum und Name ein (z. B. 01.08. / «1. August»).
- Optional eine Region/Kanton hinterlegen (Freitext, damit die Funktion länderunabhängig bleibt).
- Lassen Sie «Gilt als freier Tag» aktiv, damit der Feiertag die Sollzeit reduziert und innerhalb eines Ferienbezugs keinen Ferientag verbraucht.
- Klicken Sie auf «Feiertag hinzufügen».
Manche Mitarbeitende arbeiten an Feiertagen. Aktivieren Sie in deren HR-Daten die Option «Arbeitet an Feiertagen» – dann reduzieren Feiertage bei ihnen die Sollzeit nicht und ein Feiertag innerhalb eines Ferienbezugs zählt für sie als regulärer Ferientag.
4. Saldo: Ferien und Überstunden überblicken
Der Reiter Saldo zeigt pro Mitarbeiter eine Übersicht für das oben rechts gewählte Jahr. Es werden nur Mitarbeitende mit erfassten HR-Daten angezeigt.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Anspruch | Ferienanspruch des gewählten Jahres (im Eintrittsjahr ggf. anteilig). |
| Übertrag | Aus den Vorjahren übertragene, nicht bezogene Ferientage. |
| Bezogen | Im Jahr bezogene Ferientage aus manuellen Einträgen und genehmigten Kalender-Ferien (ohne Wochenenden und freie Feiertage). |
| Verbleibend | Übertrag + Anspruch − Bezogen. Kann negativ sein, wenn mehr bezogen wurde. |
| Geleistet (h) | Aus den Zeitrapporten summierte, tatsächlich geleistete Stunden. |
| Soll (h) | Erwartete Stunden im Zeitraum (Arbeitstage × Tagessoll). |
| Überstunden (h) | Geleistet − Soll. Negativ bedeutet Unterzeit. |
Nicht bezogene Ferientage werden unbegrenzt ins Folgejahr übertragen. Wählen Sie im Saldo ein späteres Jahr, sehen Sie den kumulierten Übertrag. Die Über-/Unterzeit basiert auf den Zeitrapporten; ohne erfasste Zeiten erscheint die geleistete Zeit als 0.
5. Wie die Berechnung funktioniert
- Tagessoll = Wochenarbeitszeit ÷ Arbeitstage pro Woche.
- Sollzeit = Anzahl Arbeitstage im Zeitraum × Tagessoll. Nicht gezählt werden Wochenenden, Tage vor dem Anstellungsbeginn, freie Feiertage (ausser bei «Arbeitet an Feiertagen») sowie erfasste Abwesenheiten (halber Tag = 0.5).
- Erstes Jahr anteilig: Der Ferienanspruch im Eintrittsjahr wird nach verbleibenden Monaten gekürzt und auf den nächsten halben Tag gerundet.
- Übertrag wird ab dem Eintrittsjahr fortlaufend aufsummiert (Anspruch − Bezogen je Jahr) und ins Zieljahr eingerechnet.
6. Tipps & Häufige Fragen
- Mitarbeiter erscheint nicht im Saldo? Im Saldo werden nur Mitarbeitende mit gespeicherten HR-Daten angezeigt. Erfassen Sie zuerst die HR-Daten (Abschnitt 1).
- Feiertag soll trotzdem als Arbeitstag zählen? Deaktivieren Sie beim Feiertag die Option «Gilt als freier Tag» oder aktivieren Sie beim Mitarbeiter «Arbeitet an Feiertagen».
- Halber Ferientag? Aktivieren Sie beim Abwesenheitseintrag «Halber Tag»; Von und Bis müssen dasselbe Datum sein.
- Im Scheduler erfasste Ferien fehlen im Saldo? Das Ereignis muss genehmigt sein und sein Ereignistyp muss unter Ereignis-Kalender als HR-Abwesenheit markiert sein («Zählt als HR-Abwesenheit»). Siehe Abschnitt 2.
- Überstunden stimmen nicht? Die geleistete Zeit stammt aus den Zeitrapporten. Prüfen Sie, ob für den Mitarbeitenden im gewählten Zeitraum Zeiten erfasst sind.