Lagerbestand per QR-Code scannen

Drucken Sie QR-Etiketten für Ihre Lagerartikel, kleben Sie diese an das Regal, die Schublade oder die Kiste, in der die Artikel gelagert sind, und erfassen Sie Entnahmen oder Retouren in Sekunden direkt am Lagerplatz – per Handy-Scan und einer einzigen Mengeneingabe.

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Video: Lager verwalten

1. Wofür ist das gut?

Statt jeden Bestandswechsel manuell in Finito einzutragen, wird der richtige Artikel direkt durch das Scannen des Etiketts erkannt. Sie geben nur noch die Stückzahl an und buchen die Bewegung mit einem Klick – egal ob Sie etwas entnehmen, retournieren oder eine Inventur erfassen.

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Typische Anwendungen: Werkstattregale mit Verbrauchsmaterial (Schrauben, Kabel, Filter), Baustellenfahrzeuge, Werkzeugausgaben oder Lager mit häufigem Materialverbrauch.

2. Voraussetzungen

  • Die Lagerverwaltung ist für Ihre Organisation aktiviert (Einstellungen → Module).
  • Der Artikel ist als Lagerartikel in Finito angelegt – inklusive Name, Artikelnummer und aktuellem Bestand.
  • Ein Smartphone oder Tablet mit Kamera und einem aktuellen Browser ist ausreichend. Es wird keine zusätzliche App benötigt.

3. QR-Etiketten drucken

  1. Öffnen Sie Lagerverwaltung in der Seitennavigation.
  2. Wählen Sie einen Artikel aus der Liste aus.
  3. Klicken Sie oben rechts auf «QR-Code drucken». Finito generiert das Etikett mit Artikelname, Artikelnummer und QR-Code.
  4. Drucken Sie das Etikett auf Ihrem Etikettendrucker oder einem normalen Drucker auf Klebepapier oder einer Etikettenfolie.
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Für mehrere Artikel auf einmal nutzen Sie die Mehrfachauswahl in der Lagerliste und drucken alle QR-Codes als Sammeldruck (Bogen mit mehreren Etiketten).

4. Etiketten am Lagerort anbringen

Kleben Sie das gedruckte Etikett gut sichtbar dort hin, wo der Artikel physisch gelagert ist — etwa direkt am Regalfach, an der Kiste oder am Werkzeugwagen. Wichtig:

  • Ein QR-Etikett gehört zu einem Artikel, nicht zu einem einzelnen Stück. Wenn Sie 20 Stück desselben Artikels in einer Kiste haben, reicht ein Etikett.
  • Bringen Sie das Etikett möglichst flach und auf Augenhöhe an, damit die Handykamera es ohne Verzerrung erfasst.
  • Verwenden Sie wenn möglich laminierte oder reissfeste Etiketten, wenn der Lagerort staubig oder feucht ist (z. B. Werkstatt, Aussenlager).

5. Bestand entnehmen oder retournieren

Direkt am Lagerort öffnet ein Mitarbeitender Finito auf dem Smartphone und scannt den QR-Code:

  1. Tippen Sie in Finito unten auf das Scan-Symbol oder öffnen Sie Lagerverwaltung → QR scannen.
  2. Halten Sie die Kamera auf das QR-Etikett. Finito öffnet automatisch die Bestandsmaske des passenden Artikels.
  3. Wählen Sie die Buchungsart: Entnahme, Retoure oder Inventurkorrektur.
  4. Geben Sie die Stückzahl ein (z. B. 4 Stück entnommen, 1 Stück retourniert).
  5. Optional: erfassen Sie eine kurze Notiz oder ordnen Sie die Bewegung einem Projekt zu.
  6. Tippen Sie auf «Buchen». Der Bestand wird sofort aktualisiert.
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Die Buchung läuft auch offline: Wenn das Mobilfunknetz schwach ist, speichert Finito die Bewegung lokal und synchronisiert sie automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.

6. Buchungsarten im Überblick

Buchungsart Was passiert? Typisches Beispiel
Entnahme Bestand wird um die eingegebene Menge reduziert. «Ich nehme 4 Schrauben mit auf die Baustelle.»
Retoure Bestand wird um die eingegebene Menge erhöht. «Ich bringe 1 Bohrer ungenutzt ins Lager zurück.»
Inventur Bestand wird auf die eingegebene Menge gesetzt (nicht addiert). «Beim Zählen sehe ich, dass noch 17 Stück im Fach sind.»
Umlagerung Bestand wird von einem Lagerort auf einen anderen verschoben. «Verschiebe 10 Stück vom Hauptlager in den Servicewagen.»
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Die Inventur überschreibt den Bestand. Wenn Sie sich vertippen, korrigieren Sie das mit einer weiteren Inventur-Buchung – frühere Bewegungen bleiben im Audit-Log erhalten.

7. Wer hat was wann gebucht?

Jede QR-Buchung wird im Bewegungsprotokoll des Artikels festgehalten – mit Zeitstempel, Person, Menge und optionaler Notiz. So sehen Sie jederzeit nach:

  • Öffnen Sie den Artikel in der Lagerverwaltung und wechseln Sie zum Tab «Bewegungen».
  • Filtern Sie nach Datum, Mitarbeitenden oder Buchungsart, um z. B. den Verbrauch eines bestimmten Projekts auszuwerten.
  • Exportieren Sie das Protokoll als Excel oder PDF für die Buchhaltung oder Inventur.

8. Tipps & Häufige Fragen

  • Etikett wurde beschädigt? Drucken Sie es einfach erneut – der QR-Code bleibt gleich, weil er an die Artikel-UUID gebunden ist.
  • Verschiedene Lagerorte für denselben Artikel? Aktivieren Sie in den Lagereinstellungen Mehrere Standorte; pro Standort kann ein eigenes Etikett gedruckt werden.
  • Niedriger Bestand? Definieren Sie pro Artikel einen Mindestbestand. Finito sendet automatisch eine Benachrichtigung, sobald die Schwelle nach einer QR-Entnahme unterschritten wird.
  • Mitarbeiter sieht das Scan-Symbol nicht? Prüfen Sie unter Mitarbeitende → Berechtigungen, dass Zugriff auf Lagerverwaltung aktiviert ist.
  • Falsch gebucht? Klicken Sie im Bewegungsprotokoll auf die Zeile und wählen Stornieren. Der Bestand wird automatisch korrigiert.

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