Lagerartikel verwalten
Auf der Seite Lagerverwaltung pflegen Sie alle Lagerartikel Ihrer Organisation: Sie legen neue Artikel an, behalten Bestand und Verfügbarkeit im Blick, passen Mengen per Inventur an, legen Datenblätter ab und finden jeden Artikel über Suche, Filter und Sortierung. In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht über die Registerkarte Artikel und die wichtigsten Handgriffe.
Zuletzt aktualisiert:
1. Die Lagerverwaltung im Überblick
Sie öffnen die Lagerverwaltung über die Seitennavigation. Die Seite ist in drei Registerkarten unterteilt:
| Registerkarte | Inhalt |
|---|---|
| Artikel | Ihre Verbrauchs- und Handelsartikel mit Menge und Verfügbarkeit – die Standardansicht. |
| Geräte | Wiederverwendbare Betriebsmittel wie Maschinen und Werkzeuge (siehe Abschnitt 8). |
| Statistik | Auswertungen zu Beständen und Bewegungen. |
Jede Registerkarte hat ihre eigene Adresse (z. B. …/warehouse-management/articles). Wenn Sie die Seite neu laden oder den Link teilen, landen Sie wieder auf derselben Ansicht – inklusive Ihrer aktiven Filter.
2. Einen Lagerartikel anlegen
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Artikel.
- Klicken Sie oben rechts auf «Artikel hinzufügen».
- Füllen Sie die Felder im Dialog aus (siehe Tabelle unten).
- Klicken Sie auf «Speichern». Der Artikel erscheint sofort in der Liste.
Felder eines Artikels
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung des Artikels, z. B. «Spanplattenschraube 4×40». |
| Artikelnummer | Ihre interne oder die Lieferanten-Nummer. Hilft beim Suchen und Nachbestellen. Jede Artikelnummer darf nur einmal vergeben werden (siehe Abschnitt 2.1). |
| Hersteller | Produzent des Artikels (optional). |
| Lieferant | Bei wem Sie den Artikel beziehen (optional). |
| Menge | Aktueller Lagerbestand beim Anlegen. 0 ist erlaubt – so erfassen Sie auch Artikel, die Sie nicht an Lager haben, aber in Offerten verwenden. Danach ändern Sie den Bestand über «Bestand anpassen». |
| Link | URL zur Shop- oder Herstellerseite des Artikels (optional). Datenblätter als Datei laden Sie direkt im Artikel hoch (siehe Abschnitt 6). |
2.1 Jede Artikelnummer nur einmal
Eine Artikelnummer bezeichnet genau einen Artikel. Finito prüft deshalb schon beim Tippen, ob die Nummer in Ihrer Organisation bereits vergeben ist, und meldet in diesem Fall «Diese Artikelnummer ist bereits vergeben» samt Namen des bestehenden Artikels. Solange die Meldung steht, lässt sich der Artikel nicht speichern – wählen Sie eine andere Nummer.
Artikel und Geräte teilen sich denselben Nummernkreis: eine Nummer, die eine Maschine trägt, ist auch für einen Lagerartikel belegt. Gross- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle («sc-m6» gilt als dieselbe Nummer wie «SC-M6»). Artikel, die vor dieser Prüfung doppelt erfasst wurden, bleiben bearbeitbar – geprüft wird erst, wenn Sie die Nummer selbst ändern.
3. Menge, Offeriert und Verfügbar
In der Artikelliste sehen Sie zu jedem Artikel mehrere Mengenangaben. Sie unterscheiden sich so:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Menge | Der physisch im Lager vorhandene Bestand. |
| Offeriert | Menge, die in offenen Offerten bereits eingeplant («reserviert») ist. |
| Verfügbar | Menge, die Sie noch frei disponieren können (Menge abzüglich Offeriert). |
«Offeriert» steigt, sobald Sie einen Artikel in einer Offerte verwenden und bei der Position den Schalter «Vom Lager abziehen» einschalten – so vermeiden Sie, dieselbe Ware doppelt zu verplanen. Der Schalter ist standardmässig aus: Bestellen Sie Material direkt auf die Baustelle, bleibt Ihr Lagerbestand unberührt.
4. Bestand anpassen (Inventur)
Den Bestand ändern Sie nicht direkt in der Liste, sondern gezielt über die Bestandsfunktion – so bleibt jede Bewegung nachvollziehbar.
- Öffnen Sie beim gewünschten Artikel das Menü und wählen Sie «Bestand anpassen».
- Erfassen Sie die neue Menge bzw. die Zu- oder Abnahme.
- Speichern Sie. Der Bestand wird aktualisiert und die Verfügbarkeit neu berechnet.
Für laufende Entnahmen und Retouren direkt am Regal ist der Handy-Scan meist schneller. Lesen Sie dazu Lagerbestand per QR-Code scannen.
5. Artikel bearbeiten
Um Name, Artikelnummer, Hersteller, Lieferant oder Link zu ändern, öffnen Sie den Artikel und wählen «Bearbeiten». Ihre Änderungen werden nach dem Speichern sofort in der Liste übernommen.
6. Datenblätter hochladen
Zu jedem Lagerartikel können Sie Datenblätter des Herstellers, Montageanleitungen oder Zertifikate als Datei ablegen. So hat Ihr Team die technischen Angaben immer dort, wo es den Artikel sucht.
- Klicken Sie in der Artikelliste auf den gewünschten Artikel, um die Detailseite zu öffnen.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Datenblätter.
- Klicken Sie auf «Hochladen» und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus – oder ziehen Sie die Dateien direkt auf die Karte.
- Die Datenblätter erscheinen sofort in der Liste, das neueste zuoberst.
| Aktion | So geht's |
|---|---|
| Ansehen | Klicken Sie auf den Dateinamen – das Datenblatt öffnet sich in einem neuen Tab. |
| Herunterladen | Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol rechts in der Zeile. |
| Löschen | Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie die Rückfrage. |
Erlaubt sind PDF-Dateien, Bilder (PNG, JPG, WebP) sowie Word-, Excel- und Textdokumente. Das Artikelbild bleibt davon unberührt – es wird weiterhin über Optionen → Bild hochladen gesetzt. Die Anzahl der Datenblätter sehen Sie direkt auf der Registerkarte.
Die Datenblätter können Sie einer Offerte mitgeben: In der Offerte unter «Offerte bearbeiten» → «PDF-Einstellungen» hängt die Einstellung «Datenblätter der Artikel anhängen» die Datenblätter aller offerierten Artikel ans Offerten-PDF an. Angehängt werden dabei PDF- und Bilddateien.
7. Suchen, filtern und sortieren
Bei vielen Artikeln finden Sie über die Filterleiste schnell den richtigen Eintrag. Zur Auswahl stehen unter anderem:
- Suche über Name und Artikelnummer.
- Filter nach Name, Artikelnummer, Hersteller, Lieferant, Menge oder Offeriert.
- Sortierung nach Name, Artikelnummer, Menge oder Offeriert – auf- oder absteigend.
Ihre Filter, Sortierung und Suche werden in der Adresse gespeichert. Sie können die gefilterte Ansicht also als Lesezeichen ablegen oder einem Teammitglied als Link schicken.
8. Geräte statt Verbrauchsartikel
Auf der Registerkarte Geräte verwalten Sie wiederverwendbare Betriebsmittel – etwa Maschinen, Werkzeuge oder Messgeräte. Anders als Verbrauchsartikel werden diese nicht «aufgebraucht», sondern ausgegeben und zurückgegeben. Legen Sie ein Gerät über «Gerät hinzufügen» an; die Felder entsprechen weitgehend denen eines Artikels.
9. Tipps & Häufige Fragen
- Ich sehe die Lagerverwaltung nicht. Die Lagerverwaltung ist ein Modul – aktivieren Sie es unter Einstellungen → Module bzw. lassen Sie es durch eine Person mit den nötigen Rechten aktivieren.
- Wie buche ich Entnahmen unterwegs? Am schnellsten per QR-Scan direkt am Lagerort – siehe Lagerbestand per QR-Code scannen.
- Warum weicht «Verfügbar» von «Menge» ab? Weil ein Teil des Bestands über offene Offerten bereits verplant («Offeriert») ist – gezählt werden nur Positionen mit eingeschaltetem «Vom Lager abziehen».
- Wo finde ich das Datenblatt eines Artikels? Öffnen Sie den Artikel und wechseln Sie auf die Registerkarte Datenblätter (siehe Abschnitt 6).
- Kann ich Artikel in Offerten und Rechnungen verwenden? Ja – erfasste Lagerartikel stehen bei der Positionserfassung zur Auswahl. In einer Offerte reduzieren sie die Verfügbarkeit nur, wenn bei der Position «Vom Lager abziehen» eingeschaltet ist.