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QR-Rechnung: Definition, Aufbau und Pflicht in der Schweiz

7 Min. Lesezeit

TL;DR

Die QR-Rechnung ist das offizielle Schweizer Standard-Rechnungsformat von SIX Group, das seit dem 1. Oktober 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine (ESR / ES) vollständig ersetzt. Eine QR-Rechnung enthält einen Swiss QR Code, der alle für die Zahlung notwendigen Daten — QR-IBAN, Empfänger, Betrag, Referenz — maschinenlesbar bündelt. Banken, Buchhaltungssoftware und Mobile-Banking-Apps lesen den Code per Kamera oder Upload und verarbeiten ihn automatisch nach ISO-20022-Standard.

Definition

Eine QR-Rechnung ist eine Schweizer Standard-Rechnung mit integriertem Swiss QR Code in der Mitte des Zahlteils. Der Code (Format Swiss QR Code, Spezifikation IG-QR-Bill v2.x) enthält bis zu 30 strukturierte Datenfelder gemäss ISO 20022 — darunter QR-IBAN, Betrag, Währung, Schuldner, Referenznummer und Mitteilung. Sie ersetzt seit dem 30. September 2022 die alten ESR-Einzahlungsscheine vollständig und ist für sämtliche Rechnungssteller in der Schweiz verbindlich.

Die wichtigsten Eigenschaften

1Verbindlich seit 1. Oktober 2022 (Übergangsfrist endete 30. September 2022)
2Standard: Swiss QR Code (SIX Group), Implementation Guidelines IG-QR-Bill
3Datenformat: ISO 20022 strukturiert, kompatibel mit Schweizer und SEPA-Zahlungsverkehr
4QR-IBAN: 21-stellig, IID-Bereich 30000-31999 (kennzeichnet QR-IBAN gegenüber normaler IBAN)
5Drei Referenzarten: QR-Referenz (27 Stellen, Modulo-10 Prüfziffer), Creditor Reference (RF), keine Referenz
6Druckformat: A4 mit unten abtrennbarem Zahlteil (105 × 210 mm), oder reines A4 ohne Perforation
7Sprachen: DE, FR, IT, EN — Rechnungssteller wählt eine Hauptsprache

Wer muss QR-Rechnungen verwenden?

Sämtliche in der Schweiz tätigen Rechnungssteller — von der Einzelunternehmung über KMU bis zur Grossfirma — müssen seit Oktober 2022 QR-Rechnungen verwenden, sofern sie Rechnungen über den Schweizer Zahlungsverkehr stellen. Die alten roten ES und orangen ESR werden von Banken nicht mehr verarbeitet. Im Alltag bedeutet das: jede Software, die Rechnungen erstellt, muss QR-Code-Generierung und QR-IBAN-Verwaltung unterstützen. Wer Rechnungen weiterhin in Word oder Excel erstellt, kann mit kostenlosen Tools wie dem SIX QR-Bill-Generator einzelne Belege erzeugen — bei mehr als zehn Rechnungen pro Monat lohnt sich eine Software-Integration. Eine QR-Rechnung lässt sich digital (PDF) oder physisch (A4-Druck) versenden; der Empfänger zahlt per Banking-App-Scan, eBill-Verarbeitung oder manuellem Übertrag.

QR-Rechnung vs. alte ESR-Einzahlungsscheine

Merkmal	ESR (orange) / ES (rot)	QR-Rechnung
Status	Abgelöst per 30.09.2022	Verbindlich seit 01.10.2022
Format	Vordruck mit Codierzeile	A4 mit Swiss QR Code
Datenstandard	DTA / EZAG	ISO 20022
IBAN-Typ	Normale IBAN	QR-IBAN (IID 30000-31999)
Referenz	ESR-Referenz 27-stellig	QR-Referenz, Creditor Reference (RF), oder ohne
Mobile-Scan	Nein	Ja
Mehrsprachigkeit	DE / FR / IT / EN getrennte Vordrucke	Eine Rechnung, vier Sprachvarianten

Häufige Fragen zur QR-Rechnung

Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und normaler IBAN?

Die QR-IBAN ist eine spezielle 21-stellige IBAN mit Institut-ID (IID) im Bereich 30000-31999. Sie wird ausschliesslich für Rechnungen mit QR-Referenz verwendet — also dem Nachfolger der alten ESR-Referenz. Eine normale Geschäfts-IBAN kann nicht für QR-Rechnungen mit QR-Referenz genutzt werden.

Ist die QR-Rechnung in der Schweiz Pflicht?

Ja, seit dem 1. Oktober 2022. Die alten roten ES und orangen ESR werden von Schweizer Banken nicht mehr verarbeitet. Jede Rechnung mit Schweizer Zahlungsbezug muss als QR-Rechnung ausgestellt werden — andernfalls kann der Empfänger nicht bezahlen.

Brauche ich eine Software für QR-Rechnungen?

Für einzelne Rechnungen reicht der kostenlose SIX QR-Bill-Generator. Ab ca. zehn Rechnungen pro Monat lohnt sich eine integrierte Buchhaltungs- oder KMU-Software wie Finito Pro, die QR-IBAN-Verwaltung, automatische Referenznummer-Generierung und Zahlungsabgleich übernimmt.

Welche Referenzarten gibt es bei der QR-Rechnung?

Drei: (1) QR-Referenz (27-stellig, Modulo-10 Prüfziffer, ersetzt die ESR-Referenz), (2) Creditor Reference (RF, ISO 11649, international), (3) ohne Referenz. Die QR-Referenz erfordert eine QR-IBAN, die anderen beiden Varianten nutzen eine normale IBAN.

Wie scanne ich eine QR-Rechnung mit dem Smartphone?

Öffnen Sie die App Ihrer Bank (z. B. Raiffeisen, ZKB, UBS, PostFinance) oder TWINT, wählen Sie 'QR-Rechnung scannen' und richten die Kamera auf den Swiss QR Code in der Rechnungsmitte. Alle Felder werden automatisch ausgefüllt; Sie prüfen und bestätigen die Zahlung.

Kann ich QR-Rechnungen per E-Mail versenden?

Ja. Der Versand erfolgt typischerweise als PDF-Anhang. Empfänger können den QR-Code direkt am Bildschirm scannen oder die Rechnung ausdrucken. Für vollständig digitalen Versand bietet sich eBill an, das mit QR-Rechnungen kompatibel ist.