Regieberichte digital — vom Einsatz zur QR-Rechnung in Minuten
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Der klassische Regie-Schein: Papier, Durchschlag, Unterschrift, später ins Büro, manueller Übertrag in die Rechnungssoftware. Das dauert pro Auftrag 30 bis 60 Minuten Bearbeitungszeit nach dem Einsatz. Mit Finito Pro erfasst der Elektriker Material, Stunden und Fotos direkt im Auftrag mit der Mitarbeiter-App. Der Kunde unterschreibt am Smartphone oder Tablet. Die QR-Rechnung wird sofort generiert und versendet.
Das Problem: vom Schein zur Rechnung dauert Tage
Ein Elektriker macht pro Tag drei bis fünf Service-Einsätze. Pro Einsatz ein Regie-Schein auf Papier — Stunden, Material, Notizen, Kundenunterschrift. Abends übergibt der Mitarbeitende die Scheine im Büro. Dort werden sie manuell in die Rechnungssoftware übertragen — mit Risiko von Tippfehlern, vergessenen Positionen und veralteten Preisen. Bis die Rechnung den Kunden erreicht, vergehen oft 5 bis 10 Tage. In dieser Zeit hat der Kunde den Einsatz vielleicht schon vergessen — was zu Rückfragen führt und das Risiko von verspäteten Zahlungen erhöht.
Die Lösung: Schein und Rechnung in einem Schritt
Mit der Mitarbeiter-App öffnet der Elektriker vor Ort den Auftrag. Stunden werden mit Start- und Stopp-Knopf erfasst — exakt für die GAV-Stundenabrechnung. Material wird per Barcode-Scan oder Schnellauswahl erfasst. Fotos vor und nach der Arbeit werden direkt im Auftrag gespeichert.
Am Ende des Einsatzes sieht der Kunde auf dem Tablet die Zusammenfassung: Stunden, Material, Fotos. Der Kunde unterschreibt direkt am Bildschirm; die Unterschrift wird zusammen mit GPS, Zeitstempel und einer kryptografischen Signatur gespeichert — rechtssicher gemäss OR.
Direkt nach der Unterschrift wird die QR-Rechnung generiert und per E-Mail oder eBill versendet. Mit eBill landet die Rechnung sofort im E-Banking des Kunden — viele Privatpersonen zahlen innerhalb von 24 Stunden statt 30 Tagen.
Konkrete Vorteile für Ihren Betrieb
- Vom Einsatz zur Rechnung in Minuten statt Tagen
- Keine manuellen Überträge mehr — keine Tippfehler
- Sofortige Kundenunterschrift schliesst Diskussionen über Stunden aus
- eBill-Versand: Kunden zahlen oft innerhalb von 24 Stunden
- Foto-Dokumentation bei Streitfall — Beweis der ausgeführten Arbeit
- Liquidität verbessert sich: weniger Tage bis zum Geldeingang
Schritt für Schritt: digitaler Regiebericht
- 1
Auftrag in der App öffnen
Auftrag aus der Liste wählen. Kundenangaben, Anfahrtsadresse und Schemas der Anlage sind direkt sichtbar.
- 2
Zeiterfassung starten
Bei Eintreffen 'Arbeit starten'. Bei Pausen 'Pause'. Bei Verlassen 'Arbeit beenden'. Fahrtzeit und Arbeitszeit werden getrennt erfasst.
- 3
Material erfassen
Per Barcode-Scan oder Schnellauswahl. Material wird vom Bus-Bestand abgezogen und dem Auftrag zugeordnet.
- 4
Fotos und Notizen
Vorher-Nachher-Fotos vom Schaltschrank oder von Spezialarbeiten. Notizen für künftige Service-Einsätze beim selben Kunden.
- 5
Zusammenfassung mit Kunde
Auf dem Tablet die Übersicht zeigen: Stunden, Material, Fotos. Der Kunde bestätigt oder ergänzt.
- 6
Unterschrift einholen
Der Kunde unterschreibt direkt am Bildschirm. Mit GPS, Zeitstempel und kryptografischer Signatur rechtssicher gespeichert.
- 7
QR-Rechnung versenden
Mit einem Klick wird die QR-Rechnung generiert und per E-Mail oder eBill versendet.
Praxisbeispiel
Ein Schweizer Elektrobetrieb mit 5 Mitarbeitenden aus dem Raum Zürich
Der Betrieb wickelte pro Monat etwa 220 Service-Einsätze ab. Vor Finito Pro vergingen durchschnittlich 7 Tage zwischen Einsatz und Rechnungsversand. Das Inkasso-Volumen lag bei CHF 35'000 mit durchschnittlich 38 Tagen Forderungslaufzeit. Nach Umstellung auf digitale Regieberichte sank die Versand-Zeit auf 0 Tage (sofort nach Unterschrift) und die Forderungslaufzeit auf 22 Tage.
Häufige Fragen
Ist die digitale Unterschrift rechtssicher?
Ja. Die Unterschrift wird mit GPS, Zeitstempel und einem kryptografischen Hash gespeichert — gemäss OR (Schweizerisches Obligationenrecht) als beweissichere Bestätigung anerkannt.
Was, wenn der Kunde keine E-Mail nutzt?
Sie können die QR-Rechnung auch als PDF drucken und direkt vor Ort übergeben. Die Mitarbeiter-App unterstützt mobilen Druck via Bluetooth-Drucker.
Wie wird das Material vom Bus-Bestand abgezogen?
Beim Scan oder bei der Schnellauswahl wird das Material automatisch dem Auftrag zugeordnet und vom Bus-Bestand abgezogen. Falls der Bestand unter den Mindestbestand fällt, wird automatisch nachbestellt.
Können mehrere Mitarbeitende am gleichen Auftrag arbeiten?
Ja. Jeder Mitarbeitende erfasst seine Stunden und sein Material separat. In der Zusammenfassung sind alle Einträge zusammengeführt.
Wie wird eBill aktiviert?
Für eBill brauchen Sie eine Anbindung über einen eBill-Netzwerk-Partner. Die Aktivierung dauert 1-2 Wochen; Finito Pro unterstützt den gesamten Prozess.