Vorlagen sparen 80% Administrationszeit — von Stunden zu Minuten
4 Min. Lesezeit
Was als Einmann-Betrieb Stunden dauert (Offerte schreiben, Rechnung erstellen, Auftragsbestätigung formulieren), erledigen Sie mit Vorlagen in Minuten. Mit Finito Pro speichern Sie pro Standard-Dienstleistung eine Vorlage und nutzen sie immer wieder.
Das Problem: jede Offerte beginnt bei Null
Klassisch beginnen Sie jede Offerte mit der Word-Vorlage von vor 3 Jahren. Die Schriftart ist veraltet, die Preise nicht aktuell, AGB fehlen. Pro Offerte 30-60 Minuten Aufwand. Bei 5-10 Offerten pro Woche sind das 2.5-10 Stunden Bürozeit. Bei Rechnungen ähnlich — Sie schreiben immer wieder dasselbe.
Die Lösung: einmal hinterlegen, immer wiederverwenden
Pro Standard-Dienstleistung erstellen Sie eine Offerten-Vorlage mit Beschreibung, Stundensatz, Standard-Material, MwSt-Behandlung. Bei einer Anfrage wählen Sie die Vorlage, passen Kunden und Mengen an — fertig in 5-10 Minuten.
Rechnungs-Vorlagen mit Standard-Text, AGB-Anhang, QR-IBAN sind bereits vorbereitet. Bei Auftragsabschluss wird die Rechnung automatisch aus den erfassten Stunden und Material generiert.
Bei Standard-Aufträgen sparen Sie 80 Prozent der Bürozeit — pro Jahr typisch 200-400 Stunden.
Konkrete Vorteile für Ihren Betrieb
- Administrationszeit um 80% reduziert
- Konsistente Qualität in Offerten und Rechnungen
- Aktuelle AGB und MwSt in allen Dokumenten
- Pro Jahr 200-400 Stunden Bürozeit gespart
- Mehr Zeit für direkten Umsatz
- Weniger Stress bei Spitzen-Zeiten
Schritt für Schritt
- 1
Standard-Dienstleistungen identifizieren
Welche 5-10 Aufträge machen Sie am häufigsten? Diese werden zu Vorlagen.
- 2
Offerten-Vorlagen erstellen
Pro Vorlage Standard-Beschreibung, Stundensatz, Material, AGB. Mit Klick wird die Vorlage zur Offerte.
- 3
Rechnungs-Vorlagen mit QR-IBAN
Pro Vorlage QR-IBAN, Zahlungsbedingungen, Standard-Text. Automatisch korrekte QR-Rechnung.
- 4
Auftragsbestätigungen
Bei Annahme der Offerte automatische Auftragsbestätigung mit Standard-Text.
- 5
Anwendung bei neuer Anfrage
Bei jeder Anfrage wählen Sie die passende Vorlage und passen Kunde und Mengen an.
- 6
Vorlagen regelmässig aktualisieren
Einmal jährlich Vorlagen aktualisieren — neue Preise, AGB-Änderungen.
Praxisbeispiel
Ein Schweizer Einzelunternehmer (Sanitär-Notdienst) aus dem Raum Aargau
Vor Finito Pro verbrachte er etwa 12 Stunden pro Woche mit Büroarbeit. Mit Vorlagen sank die Bürozeit auf 2.5 Stunden pro Woche. Die gewonnene Zeit setzt er für zusätzliche Notdienst-Einsätze ein — etwa 10 zusätzliche Einsätze pro Monat.
Häufige Fragen
Wie viele Vorlagen sind sinnvoll?
Typisch 5-15. Mehr führen zu Unübersichtlichkeit. Standard-Vorlagen für Hauptdienstleistungen plus Vorlagen für Sonderfälle.
Können Vorlagen verschachtelt werden?
Ja. Hauptvorlage mit Sub-Vorlagen für Variationen (z. B. 'Reparatur Standard' und 'Reparatur Notdienst-Tarif').
Wie wird die Aktualität der Preise garantiert?
Stundensätze und Material-Preise werden zentral verwaltet — bei Aktualisierung werden alle Vorlagen automatisch angepasst.
Können Kunden Sondervarianten von Vorlagen sehen?
Pro Kunde können Sondertarife (z. B. Stammkunden-Rabatt) hinterlegt werden. Bei Vorlagen-Anwendung wird der Sondertarif automatisch berücksichtigt.
Was bei einmaligen, sehr individuellen Aufträgen?
Bei sehr individuellen Aufträgen können Sie eine Vorlage als Basis nutzen und stark anpassen. Oder eine leere Offerte erstellen.